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【Excel活用術:総務の方は今すぐ『Windowsキー』を押しながら『→』を押してみてください】

[fa icon="calendar"] 2020/10/06 10:00:00 / by ビーティスブログ編集部

ビーティスブログ編集部


パソコンが苦手、もしくは初心者の方が

必ず知っておかなければいけないこと

 

Excel


 ではまず、タイトルの通り

Windowsキー』を押しながら『』を何回か押してみてください。

 

 どんなことが起こりましたか?

今開いている画面のサイズが半分になって右側に移動し左側に移動した後、もとに戻ったと思います。

初めて操作された方は驚かれたのではないでしょうか?

そもそもWindowsキーを使われたことあるでしょうか?

この操作はデータを処理する際、複数の画面を見比べながら行わないといけないとき重宝します。

 

本日は普段パソコン操作をする方にとって

必要な意識・マインド

とくにExcelを例にお伝えしていきたいと思います。

 

なぜテクニックが必要なのか?

 

もしかしたら今皆さんは問題なく普段のパソコン業務を何とかこなしているかもしれません。

 

しかし・・・

 

もし、普段1時間かかっている業務が1分で済むとしたらどうでしょう?

もし、ではなく本当にそんなことができるとしたら?

 

AIに仕事が奪われる?!

Excel


有名な話として

イギリスのオックスフォード大学は、近い将来に

現在ある仕事の90%は機械(AI)に置き換えられると公表しました。

また、野村総合研究所は

この先15年で今ある仕事の49%がなくなるというレポートを発表しています。

 

参考:株式会社野村総合研究所:『日本の労働人口の 49%が人工知能やロボット等で代替可能に~ 601 種の職業ごとに、コンピューター技術による代替確率を試算 ~』

 
遠い未来のことではなく

ごく近い将来そのようなことが現実に起こり得るのです。

このようなこと、していませんか?

 

筆者はこのような場面に遭遇したことがあります。

ある職場において、ある人が数百人分の100点満点のデータを処理していました。

その処理とは100点満点を80点満点に変換し、残りの20点と足し合わせ、また平均を求めるという作業です。

そのある人は、なんと11人のデータを

電卓ですべて計算し、Excelに手入力するという偉業を成し遂げていました。

(さらに言うと、そのある人は11人の氏名もすべて手入力をしていました)

 

偉業というのはもちろん皮肉ですが、その職場は世間一般的にはブラックな環境と言われており、その人も大変だということをぼやいておりました。

 

が、もちろんこれは無駄な作業です。

何時間かかったのでしょうか・・・想像もできません。

 

Excelブログ

ExcelSUM関数やPRODUCT関数、ROUND関数にAVERAGE関数、VLOOKUP関数を用いて事前にシートを作成しておけばおそらく10分ほどで終わる作業です。

(しかも一度作成したシートは何度も使いまわせます)

 

極端な例でしたが、とくにデータを扱う作業においては

より効率的にこなす方法というのが存在します。


AIが得意なこと

 

ずばり計算出力です!

上記のような単純な計算・出力作業は最もコンピューターが得意とすることであり

人間よりはるかにスピーディーに、ミスなく処理してくれます。

 

総務の方は普段より計算・出力作業に携わっていると思います。

もしかしたら近い将来その作業はすべて

コンピューターに取って代わられるかもしれません。

 

いえ、すでにそうなりつつあります。

便利なソフトやアプリが続々と開発、リリースされ世の中の様々な作業はより効果的になっています。

細分化された作業に対応させるためには導入にコストがかかるため、すべての作業まで落とし込めていないだけなのです。

 

今後より安価なコストで導入ができるようになっていけば

単純な作業ほど人間の手を離れていくでしょう。

それはすなわちその単純な作業に従事していた人間が取って代わられる、ということです。

 

AIが苦手なこと

エクセル

ずばりクリエイティブなことです!

計算・出力作業が得意とはいえ、世の中のすべての作業を自動化することは今現在においては非常に困難です。

なぜなら計算・出力するためにはまず

“どのような計算をしたいのか?”

“どのように出力をしたいのか?”

その指示を出さないとコンピューターは何も動いてくれないからです。

 

危機感を煽るようなことを申し上げてきましたが

そう、その指示を出せるのは私たち人間だけなのです!


まずはExcelの関数を知るところから

 

色々なご意見があると思いますが

テクニックを身に着けていくための入り口としてはExcelの関数を一つずつ覚え使いこなしていくことがいいと考えます。

 

なぜならExcelの関数は一つ一つがとてもシンプルかつ、できるようになったことが(とくに総務の)業務に即生かせるからです。

一つの関数を知ればできる作業が一つ増える。

そしてもう一つ関数を知ればできる作業がもう一つ増える。

その日々の中でショートカットキーも覚えていく。

 

SUM関数(足し算)から始まり

PRODUCT関数(掛け算)

ROUND関数(四捨五入)

AVERAGE関数(平均値)

IF関数(論理式の結果(真また偽)に応じて、指定された値を返す)

VLOOKUP関数(検索・出力)

ctrl+Cでコピー

ctrl+Xで切り取り

ctrl+Vで貼り付け

ctrl+alt+Vで形式を選択して貼り付け

ctrl+Aですべてを選択

crrl+Zで一つ前に戻る

ctrl+Sで上書き保存

ctrl+Fで検索

ctrl+Hで置換

ctrl+Pで印刷

ctrl+クリックで指定した部分だけ選択

shift+クリックでクリックで指定した場所まですべてを選択

shift+矢印で複数選択

homeendボタンとctrlshiftボタンの組み合わせ

alt+tabで他の開いているウィンドウに切り替える

pg upで上にスクロール

pg dnで下にスクロール

f6f10(機種によってはfnを押しながら)ひらがな・カタカナ・半角カタカナ・全角アルファベット・半角アルファベットに変換

 

挙げだすとキリがないほどに効率的にできるテクニックは存在します。

 

※これらの関数で実際にできることや使い方、組み合わせはいずれ別のところで解説できたらと思います。

VLOOKUP関数はよく使われる関数の一つですが、難点もあるので上位互換と言えるINDEX関数とMATCH関数の組み合わせにもトライしてもらいたいです。

 

Excel関数を使いこなすごとにどんどん業務は効率的、つまり

スピーディーかつミスがなくなる。

同時にただ作業をする立場から作業を指示できる立場になっていくのです。


意識しないといけないこと・マインド

 

二つあります。

①インプットしたらすぐアウトプット

②効率的な方法を常に模索

 

具体的には

①インプットしたらすぐアウトプット

 

学校の授業と同じです。

知っただけでは次の日にすぐ忘れます。

学んだあとは必ず演習問題(実践)を行い

知識を定着、使いこなせるようにしましょう!

できたら実際の業務の中で行うのが一番効果的ですが、無料の練習サイトというのもありますのでご活用ください。

(Excel 練習』とネット検索すると無数にでてきます)

 

②効率的な方法を常に模索

これが非常に大切なマインドですが

“より効率的にするにはどうしたらいいだろう?”

と常に考えるようにしましょう。

 

普段の業務の中で

『単純な作業』

『時間のかかる作業』

多くはより効率的な方法があります。

ネットで検索するとすぐに見つかることでしょう。

 

繰り返しになりますが

もし、普段1時間かかっている業務が1分で済むとしたら?

 

問題なく普段のパソコン業務を何とかこなしているからいい。

とそこで思考をストップさせずに、まずは一度

“この作業もっと効率的にできないかな?”

と思うことを調べてみてください。

単純にキーワードを入力するだけでも様々な情報が得られるはずです。

 

壮大な話しかもしれませんが

“なんとか楽に、効率的に、快適にするためにはどうしよう”

とそこに全力を注いできたからこそ今の人類の発展・進歩があるのではないでしょうか?


Excelブログ


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EXCLEショートカットキー55選まとめました!
こちらご参考ください。
コンテンツ4つにまとめておりますので、それぞれ画像からダウンロードください。

Excel1 Excel2 Excel3 Excel4

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避難場所や災害に対する必要な情報をどのように共有していますか?
こちらのブログもご参照ください。

有事の際も安心、いざという時の情報共有方法5選!」

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Topics: コラム

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