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「総務部向けExcel活用術:仕事を効率化するショートカットキー10選」

[fa icon="calendar"] 2020/11/17 10:00:00 / by ビーティスブログ編集部

ビーティスブログ編集部

 

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 日々のエクセル作業を時短してもっと効率的に!作業時間を大幅に短縮させる便利なショートカットキーをピックアップしました。

業務を効率的にできるショートカットキー10選を紹介します。

 


1.「ctrl」+「C」、「ctrl」+「X」、「ctrl」+「V」でセル操作

 

ctrl+C」はセルをコピーする機能です。Excel以外にもWeb画面上の文字をコピーすることができるので、パソコンの基本操作として「ctrl+V」とセットで覚えておきましょう。

 ①C5のセルに「サンプル」と入力されています。

 

画像1


②C5
のセルを選択し「ctrl+C」と入力すると、C5のセルがコピーされます。
 Excelではコピーしている範囲のカーソル(緑色の枠線)が点線になります。

 画像2

 

③G6のセルを選択し、「ctrl+V」を入力することで、コピーしたセルが張り付けられました!

 エクセル活用術

 

④一度コピーしてしまえば、何度でも張り付けることができます。ただし、他のセルをコピーする
 と内容が上書きされてしまうので、コピーのやり直しが必要です。

 エクセル活用術

 

⑤「ctrl+X」はセルの切り取りを行うことができます。
 「ctrl+V」の貼付け機能と組み合わせることで、セルを移動させることができます。

 エクセル活用術

 

2.「ctrl+「;」で日付入力、「ctrl+「:」で現在時刻入力

 

事務作業の中で、作業日の日付を入力する業務もあるかと思います。いちいち手入力で日付を入力してもいいのですが、数が多いと時間をロスしてしまいます。

そんな時にショートカットキーで日付と時刻を一瞬で入力できるのは非常に便利です。

ctrl+「;(セミコロン)」と入力し、スペースで空白を入れた後に「ctrl+「:(コロン)」で時刻を入力することで、日付と時刻の入力がすぐにできます。

エクセル活用術

 

3.「ctrl」+「+」、「ctrl」+「-」で行・列の挿入&削除

 

Excelを報告資料などにするケースも多いですよね。

改行したい!と思っても、1行ずつ右クリックしているか間隔を空けたい行より下をすべて移動させる…のは面倒なので、ショートカットキーで行の追加を行いましょう。

 

①追加したい行を選択します。

エクセル活用術

 

②「ctrl++」と入力することで、選択した行の真上に1行空白行が追加されます。
  逆に、「ctrl+「-」と入力すると行を削除することもできます。
  列を選択することでも同様に追加・削除が行えます。表などで罫線の書式設定をしている
  場合は、罫線を引き継いでくれます。

 エクセル活用術

 

4.「Shift+ctrl+「方向キー」でラクラク範囲選択

 

範囲でセルを選択するとき、マウスカーソルで選択範囲を広くすることがありますよね。

ですがその範囲が広いと、うっかりマウスを放してやり直しに…ということがよくあるかと思います。

そんな時は「Shift+ctrl+「方向キー」で、「文字が入っているセルの最後まで」選択を行いましょう。

 

①範囲選択したいセルの端を選択します。この場合はC3セルを選択しています。

 エクセル活用術

 

②「Shift+ctrl+「→」で右に文字が入力されている範囲を選択しました。

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③「Shift+ctrl+「↓」ですべての範囲を選択することができました。

 エクセル活用術

 

④範囲選択したいセルに空白があると、その部分の選択で止まってしまいます。

その場合は、もう一度「Shift+ctrl+「方向キー」を押せば、空白を飛び越えて選択してくれます。

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5.「ctrl+S」で上書き保存

 

ctrl+S」と入力することで、ファイルを保存することができます。

まだファイルを保存していない時は「名前を付けて保存」、保存済みの場合は「上書き保存」になります。

 

先ほどご紹介した「ctrl+C」の「C」を「copy」、「ctrl+S」の「S」を「save」と覚えておきましょう。

 

6.「Shift」+「F2」でコメント機能

 

セルにコメントを入力するとき、「校閲」タブからコメントの挿入を選択している方も多いと思いますが、「Shift」+「F2」を使えばイッパツでコメント挿入が可能です。

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7.「Delete」で選択範囲の文字を一括削除

 

複数の文字を一括で消すのは面倒な時は、「Delete」で一気に削除してしまいましょう。

 

①文字を削除したい範囲を選択します。

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②「Delete」を入力するとその範囲の文字をすべて削除できます。

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8.「ctrl」+「B」、「ctrl」+「I」、「ctrl」+「U」で文字書体を変更

 

文字を太くしたり、下線を引いたりして文字を強調したいときにもショートカットキーを利用できます。変更した書式はもう一度ショートカットキーを使用して解除することもできます。

 

①「ctrl+B」で文字を太字にすることができます。

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②「ctrl+I」で文字を斜めにすることができます。

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③「ctrl+U」で文字に下線をつけることができます。

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9.「ctrl+F」で検索、「ctrl+H」で置換

 

大きなファイルで欲しい情報にたどり着くのに検索機能は非常に便利な機能です。
また、「文字を一括置換したい」というときには置換機能を使用します。
こちらもホームタブの「検索と置換」を起動しなくても、ショートカットキーから起動することが可能です。

 

①「ctrl+F」で検索ウィンドウを表示することができます。

「オプション」から検索条件を細かく指定することができます。

 エクセル活用術

 

②「ctrl+H」で置換ウィンドウを表示することができます。

こちらも「オプション」で置換の条件を変更することが可能です。

エクセル活用術 

 

10.「Alt+Enter」でセル内の文字を改行

 

改行を行うときにはEnterキーを入力しますが、「Enter」だけだと1つ下のセルに移動してしまいます。

Alt+Enter」を使うことで、セル内で改行を行うことができます。

 エクセル活用術

 

いかがだったでしょうか?今回はExcelで使える便利なショートカットキーを10個ピックアップしました。
ショートカットキーを活用して、Excelをサクサク使いこなしましょう!

 

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EXCLEショートカットキー55選まとめました!
こちらご参考ください。
コンテンツ4つにまとめておりますので、それぞれ画像からダウンロードください。

Excel1 Excel2 Excel3 Excel4

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こちらのブログもご参照ください。

有事の際も安心、いざという時の情報共有方法5選!」

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