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「総務部向けExcel活用術:帳表のキモ! 罫線の使い分けだけで、見やすい表を作ろう」

[fa icon="calendar"] 2020/11/03 10:00:00 / by ビーティスブログ編集部

ビーティスブログ編集部

 

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 Excelと言えば帳票、帳票と言えばExcelというくらい、切っても切り離せないのが帳票の作成業務ですね。

その際、どこにどのような計算式を入れるのか、縦横の項目をどう入れて行けば使いやすいのか頭を悩ませるわけですが、同じくらい悩むのが「見やすさ」だと思います。

 ずらっと並んだ項目を、どれだけぱっと見てわかるように表示させるのか。

また項目である程度のまとまりがあった場合は、それが直感的にわかるようにも配慮しなくてはなりません。

かといって1行ごとに色を変えると、判別は付きやすくなるけれど、Aグループ・Bグループといったまとまりは、かなり分かり辛くなってしまいますよね。

 

 筆者も帳票出力の多い部署で事務をしていたので、ずいぶん頭を悩ませたものです。
そこでたどり着いたのが、罫線を使い分ける方法でした。

 実はExcelにはかなりの種類の罫線が用意されており、それを使い分けるだけで、黒一色でもかなり見やすい表を作れます。
またこのやり方の場合、印刷が必要になった時にも、元がシンプルな白黒なので困ることがありません。
というわけで事務、特に総務系なら覚えておいて損はない「罫線の使い分け」を、解説していこうと思います。

 

1.罫線の種類

 Excelの罫線は、上部のリボンでカーソルが「ホーム」に合っている状態だと、フォントの項目あたりにアイコンが表示されていて、ある程度簡単に変えられるようになっています。
が、見やすい表を作るには機能が足りません。

Excel_罫線_01

リボンから下の方の「罫線の種類」を選んだ場合には、10種類以上が表示されるのですが……
これはこれで、線を一本ずつ引いていかなければならなかったりして、なかなか面倒です。
ですので、セルを選んで右クリック→セルの書式設定(けっこう下の方です)→罫線タブを選んでみてください。


Excel_罫線_02 

Excel_罫線_03

 

なんとタブの左上に、13種類もの罫線が表示されているのが、お分かりいただけるかと思います。たくさんの種類の罫線を使い分けつつ、一気に表に線を引くには、セルの書式設定をお勧めします。

 

2.書式設定内での罫線の引き方

 
 書式設定内の罫線タブには、大きく四角が表示されていますが、これはセルを表しています。例えば四角内をクリックして線を表示させたうえでOKを押すと

 Excel_罫線_04

 
Excel_罫線_05

こんな風に、実際に選んだセルに線が引かれます。
また「プリセット」と書いてあるすぐ下、背景が灰色の表のようなものをクリックすると

 Excel_罫線_06.jpg

 

Excel_罫線_07

 こんな感じでまとめて線を引くこともできます。加えてこの書式設定を使うと、罫線に斜線を引くこともできるので、覚えておくと何かと便利ですよ。

 

3.見やすい表のための、罫線の選び方


 ここまで、罫線の種類と引き方を見てきました。
いよいよここからは、実際に「見やすい表」のために、罫線を引いてみます。

この中でカギになるのが、「なし」のすぐ下にある、細い実線です。使ってみると分かるのですが、実はこの線こそが、表の罫線として一番適しているのです(なぜMicrosoft社はこれを標準にしないのか、筆者は長年不思議に思っています)。

 

実際に、表の内側のみ細い罫線を引いてみたものがこれ。

Excel_罫線_08

 

 見慣れた標準の罫線と比べて、線があまりうるさくないことがよく分かるかと思います。
「これではかえって見えないのでは?」と思うかもしれませんね。ところがこの細い罫線を基準にしたうえで、縦横の項目分を、標準の線で囲んでみると……。

 

Excel_罫線_09 

項目の部分が囲まれることで、データ部分と視覚的に区別されて、わかりやすくなっているのがわかると思います。

 

これがリボンの方から選んだ場合、まとめて引ける実線は標準と太いものしかないため、こうなってしまいます。

 

Excel_罫線_10 

どうでしょうか?

たしかに線ははっきりしますが、代わりに中の方の線がうるさくなってしまうのが、お分かりいただけると思います。

そしていちばん細い線、標準の線を使い分けて罫線を引いた上で、外枠を太い線にすると

 

Excel_罫線_11 

こんな感じになり、帳票自体がくっきりと視界に入るようになります。
リボンから簡単に選べる線だけで作ったものより、格段に見やすくなっていると思いませんか?

 

そのうえでA支店のAグループとBグループ等、ある程度のまとまりが表の中に入っている場合は、

 Excel_罫線_12


このようにまとまりごとに線を一段太い標準のものにするだけで、視線の方向が横か縦に定まるため、ぐっと見やすくなってきます。

 

ただこの場合、問題がひとつあります。
標準の線を上手く使って枠囲みを作っても、その数が多くなった場合は、いわゆる項目欄との区別がつきづらくなってしまうのです。
その場合にはこんな風に、二重線を挟んでみてください。

 Excel_罫線_13

 

データがどこでどう区切られているのか視覚的にわかるぶん、理解し易い表になっているのが実
できると思います。
さらに合計欄のところも二重線にすると

 Excel_罫線_14

 

このようになります。
ちょっとした違いなのですが、人間はぱっと見てわかるもので直感的に判断するので、こういった視覚的効果は簡単なのに効果が高いのです。

 またこれを印刷した場合、プレビューで見てみると分かりますが、

 Excel_罫線_15


このようになります。
罫線の使い分けが適切にされていると、モニター上でもかなり分かり易いのですが、印刷した場合はさらに視認性があがります。

 

リモートワークが進んでオンラインで済むものも増えてきましたが、最終的に印刷して、他の人が見る場合もまだまだあります。
その際にも直感的に分かり易い表にしておくと、他の人が見ても理解しやすくなるため、誤解が少なくなって仕事もスムーズになるかと思います。

 

まとめてみると

①罫線の種類は、実は10種類以上

②罫線は、「セルの書式」の「罫線タブ」を使うと一気に引ける

③標準では選びづらい「一番細い実線」が、帳票の一般的な線としては適している

④いちばん簡単に選べる標準の実線は、実際にはやや太め。ひとまとまりになるものを
 囲んで、目立たせるのに適している

⑤よく使われる太線は、実はかなり太め。どちらかというと表全体の外枠に適してい
 て、「表全体」を他の使ってないセルと差別化するのに適している

⑥明確に違う使いかたがされている行・列との区切りで、既に標準の線を使ってしまっ
 ている場合は、二重線などを使うと分かり易い



ということになります。

 簡単なのに効果抜群の「罫線の使い分け」をマスターして、見やすい表をぜひ作ってみてください。

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EXCLEショートカットキー55選まとめました!
こちらご参考ください。
コンテンツ4つにまとめておりますので、それぞれ画像からダウンロードください。

Excel1 Excel2 Excel3 Excel4

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こちらのブログもご参照ください。

有事の際も安心、いざという時の情報共有方法5選!」

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Topics: コラム

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