社内コミュニケーションを活性化することは、情報共有をスムーズにするために必要です。知識やノウハウの共有や社員のモチベーションアップ、生産性の向上にもつながります。
今回は活性化により得られるメリットや具体的な方法、役立つツールなどを紹介します。
【目次】
社内コミュニケーションの活性化とは
社内コミュニケーションとは、従業員同士や上司・部下など社内の人間が相互にやり取りし、お互いの知識やノウハウを共有することです。社内コミュニケーションの活性化により相互理解が深まり業務がスムーズになった結果、生産性の向上にもつながります。
社内コミュニケーションの活性化とはどのようなものか、さらに詳しく紹介します。
社員同士の情報・スキルの共有
社内コミュニケーションの活性化とは、社員同士が情報やスキルを共有し合い、相互理解を深めて信頼関係を構築することです。情報共有により業務の効率化が図られ、トラブルを減らすこともできます。
社内コミュニケーションの活性化を推し進めることが、会社の生産性を向上させて業績をアップさせるための秘訣といえます。
活性化が必要な理由
近年、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業は多く、活性化の必要性が高まっています。
働き方改革の推進によりワークスタイルの多様化が進み、テレワークを導入する企業が増えてきました。それにより従業員同士がコミュニケーションをとる機会が少なくなり、情報共有が不足して業務の進行にも影響が出ています。
業務を円滑に進めるため、コミュニケーションを活性化することが求められているのです。
社内コミュニケーション不足で起こる事例
社内コミュニケーションの不足により、さまざまな問題が起こります。起こりうる事例は、顧客満足度の低下やトラブルの発生、業務の停滞などです。
一例として、複数の支店を持つ卸売会社では社内コミュニケーションの不足で社員の意思疎通がうまくいかないという課題がありました。そのため業務連絡が滞り、顧客のリクエストに十分に対応できないという事態に陥ります。その結果として、顧客満足度の低下という状況にまでなってしまったのです。
また、社内コミュニケーションの不足で会社の上層部に情報が届かず、トラブルが起きた際の対応方法を誤ってさらに問題を悪化させたという事例もあります。
社内のコミュニケーション不足は、仕事の重複などの無駄を発生させ、業務の効率を下げることにもなります。情報共有がないために無駄な業務をしている事例は少なくありません。その結果、生産性の低下を招いてしまうのです。
社内コミュニケーションの活性化によるメリット
社内コミュニケーションの活性化は、さまざまなメリットをもたらします。情報共有がスムーズになり、チームワークが良くなることがそのひとつです。業務の効率化が進めば、生産性も向上します。さらに人間関係が良好になり、社員の定着率も上がります。
社内コミュニケーションの活性化で得られるメリットについて、みていきましょう。
情報共有がスムーズに行われる
社内コミュニケーションの活性化により社員の相互理解が深まり、情報共有がスムーズになるというメリットがあります。
社員間の連携が良くなるため、トラブルへの対処も早くなります。知識やノウハウを共有することで社員のスキルが高まり、業務の属人化も防止可能です。さらに、業務の無駄がなくなり、効率的に作業できるようになるのもメリットです。
チームワークが良くなり生産性が向上する
社内コミュニケーションが活性化することで職場のチームワークが良くなり、協力し合って業務を行うようになります。業務の分担がスムーズに行われるため、1人が仕事を抱え込むということもなくなります。
業務の効率が良くなり、社員のモチベーションが高まるのもメリットです。生産性が向上し、業績アップにつながります。
社員の定着率が上がる
コミュニケーションの活性化により職場の人間関係が良好になり、社員の定着率が上がるというメリットもあります。離職する理由で多いのが、人間関係の悪化です。コミュニケーションが不足して意思の疎通ができない職場では、人間関係の悩みも増えがちになります。活性化させることで、このような状況をなくすことが可能です。
コミュニケーションの活性化で職場環境が良くなれば、従業員満足度も高まるものです。さらに、会社に貢献しようというエンゲージメントの向上も期待できます。
顧客満足度が高まる
社内コミュニケーションの活性化は、顧客満足度も高めます。コミュニケーションが取れていれば、万が一顧客からのクレームやトラブルが発生したときも早く情報が伝わり、連携して対処できるようになるのです。
顧客には「トラブルに対し迅速な対応ができる会社」という印象を与え、信頼度も高まります。
顧客満足度の向上により、売上増加や新規顧客の獲得などの効果も期待できます。
社内コミュニケーションが不足する原因
社内コミュニケーションが不足するのは、社内で交流する機会や場所がないことが原因のひとつとしてあげられます。職場が雑談できない雰囲気であったり、休憩時間に過ごす場所がなかったりすると、交流を図るのは難しいものです。
働き方の多様化も、コミュニケーション不足の原因となっています。
詳しく内容をみていきましょう。
他部署や他拠点のメンバーと情報共有できない
社内コミュニケーションが不足するのは、縦割りの意識が強く、他部署や他拠点の社員とコミュニケーションが取れないことが原因のひとつです。
組織の規模が大きくなると縦割り化が起こりやすく、部署間のコミュニケーションも少なくなりがちです。
同じ部署内ではコミュニケーションが取れている会社でも、他部署や他拠点ではどのような仕事をして、どのような社員がいるのかわからないというケースもあります。
部署間のコミュニケーションが不足すると、業務の連携がうまくいかず、生産性に影響します。組織の成長を阻む原因になるでしょう。
交流する機会や場所がない
コミュニケーション不足の大きな原因は、社員同士で交流する機会がない、あるいは交流できる場所がないことがあげられます。仕事の合間に雑談を交わすことは良いコミュニケーションになりますが、業務以外の話ができない雰囲気の職場もあります。
休憩時間に過ごせる場所が社内にあれば、社員同士の交流も進みます。しかし、そのような場所がない場合は、会話する機会があまり得られません。
コミュニケーションをとりにくい雰囲気がある
業務以外の会話は自由にできない雰囲気があると、コミュニケーションが不足しやすいでしょう。雑談もコミュニケーションを活性化するために必要ですが、仕事の妨げと捉えられて自由な会話ができない職場もあります。
しかし、仕事を離れた何気ない会話も社内コミュニケーションには必要です。雑談をすることで、お互いの警戒心を解いて距離を縮めることができます。人間関係の壁がなくなり、質問や相談も気軽にできる関係を築くことができるでしょう。
職場が悩みを打ち明けられる環境ではない
職場が悩みを打ち明けられるような環境でないと、コミュニケーションは活性化しません。悩みは自分からは話しにくいもので、受け止めてもらえそうな雰囲気がない場合、社員は不安や悩みを抱えたままの状態になってしまいます。
上司や先輩はただ指導するだけの一方通行ではなく、気軽に悩みを打ち明けられるような、双方向のコミュニケーションがとれる環境を作らなければなりません。
働き方が多様化している
働き方が多様化し、テレワークが増えていることも活性化できない原因です。
これまで交流してきた社員とも在宅勤務になって話す機会が減少します。意思の疎通が図れず、情報共有が難しくなるという状況になってしまうのです。
テレワークを導入するときは、社員間のコミュニケーションを図る方法も検討しなければなりません。
社内コミュニケーションを活性化する対策
社内コミュニケーションを活性化させるには、コミュニケーション不足の原因を明確にして積極的な対策を立てることも必要です。
ここでは、社内コミュニケーションの活性化に有効な対策を紹介します。
他部署との連携を強める施策を行う
縦割り化が進行していて他部署との連携が足りないという状況がある場合、連携を強めるための施策を立てることでコミュニケーションの活性化が図れるでしょう。
方法として、各部署が行っている業務を報告する場を設ける、部署間が交流できるイベントを企画するといった施策があげられます。
業務を報告し合うことで自然な会話が生まれ、お互いの仕事への理解が深まります。交流イベントであれば、業務を離れてリラックスした状態で会話ができ、距離を縮めることができるでしょう。
経営層が社員の話を聞く機会をつくる
経営層と社員のランチ会など、経営層が社員の話を聞く機会をつくることもコミュニケーションの活性化につながります。普段は直接話をする機会のない経営層と気軽に話すことで、会社の方針や方向性を改めて考え、理解を深める機会にもなるでしょう。
経営層は現場の声を聞く機会となり、参加した社員同士の交流も生まれます。プライベートの時間を重視して終業後の飲み会は参加を控える社員も、業務時間内のランチ会なら参加できるでしょう。
メンタルサポートする制度を導入する
新入社員が悩みを打ち明けられる環境をつくりたい場合、メンター制度やブラザー・シスター制度を導入するという方法もあります。
メンター制度とは、年齢の近い先輩社員が新入社員や若手社員と定期的に面談し、不安や悩みを聞くなど精神的なサポートする制度です。なんでも相談できるよう、別の部署に所属する先輩社員を選ぶこともあります。
ブラザー・シスター制度とは、先輩社員が新入社員・若手社員に対し、実務や精神面などをサポートする制度です。先輩社員は兄や姉のように振る舞うことから、このような名称がついています。
どちらの制度も社員を精神的にサポートする点を重視しており、悩みを相談できる受け皿となるでしょう。
社内コミュニケーションを活性化する方法
社内コミュニケーションを活性化する方法はさまざまあり、会社の課題に応じて適切な方法を選択可能です。
社内報を活用すれば、情報の共有が手軽にできます。チャットや社内SNSなどコミュニケーションツールを導入し、従業員同士が気軽に交流できる手段を設けることも効果的です。
ここでは、社内コミュニケーションを活性化する方法をいくつか紹介します。
社内報を活用する
社内報は、経営者からのメッセージや社内の情報を伝える手段のひとつです。会社の理念を伝えたり、情報を共有したりするためのコミュニケーションツールとして、古くから利用されています。
新聞や雑誌のような紙媒体で社員に配布されるのが一般的ですが、近年はアプリや動画メッセージなど、Web上で社内報を発行する企業も増えています。
社内報は、従業員インタビューや部署ごとの仕事風景などを掲載することで会話のきっかけを作り、コミュニケーションを促進することが可能です。
コミュニケーションツールを導入する
チャットや社内SNSなど、社員同士が気軽にコミュニケーションがとれるツールを導入するのも効果的な方法です。会話をする機会が少ない職場に向いています。
メールでも交流はできますが、形式的な文章になりがちです。その都度送信するのも手間がかかります。コミュニケーションツールであれば簡単な会話で交流でき、手軽にコミュニケーションをとることが可能です。特にテレワークでコミュニケーションする場合は必須のツールともいえます。
グループウェアであればチャット機能のほかにタスク管理などの機能がついて、業務の
効率化も図れます。
バーチャルオフィスを導入する
オンライン上でコミュニケーションが取れるバーチャルオフィスを導入するという方法もあります。バーチャルオフィスとは、仮想空間にオフィスを構築し、社員のコミュニケーションを活性化できるツールです。
バーチャルオフィスの導入は、特にテレワークが増えていることで社内コミュニケーションが不足しているという場合に効果的です。
社員のアイコンやアバターを動かし、テレワーク中でも出社時と同じ会話をして情報を共有できます。「離席中」「声をかけてOK」などステータスを表示でき、リアルのオフィスのように状況を把握できるのが特徴です。
社員同士で会話ができるため、テレワークにありがちな孤独感をなくし、コミュニケーションの活性化に役立ちます。
ピアボーナスを導入する
ピアボーナスの導入も、社内コミュニケーションの活性化に効果的です。ピアボーナスとは社員同士が感謝の気持ちや称賛のメッセージを、少額の報酬とともに贈り合う制度です。
社員同士がお互いの行動や隠れた貢献に対して称賛したり評価したりすることで、感謝・称賛の文化を醸成し、社内のコミュニケーション活性化につなげることを目的に行われます。
ピアボーナスのツールを導入することで気軽に始めることができますが、ピアボーナスのやり取りを浸透させるには導入の目的を伝え、積極的に使用してもらうことが大切です。
リフレッシュスペースを設ける
社内にリフレッシュスペースを設けることで、社員同士の自然な交流を促進できます。昼食や休憩の時間にリラックスしながら会話ができ、仕事中はなかなかできない会話が楽しめるものです。部署を超えた交流をすることで、全社的なコミュニケーションの促進が図れます。
会議室以外で気軽に利用できるミーティングルームを設けるのも、コミュニケーション活性化に役立ちます。ちょっとした打ち合わせや相談ごと、1on1ミーティングなど、さまざまな活用ができます。
社内食堂・カフェスペースを設ける
社員同士が気軽に雑談できるようにするために、社員食堂やカフェスペースを設ける方法もあります。これら仕事から離れた場所では、リラックスして業務と関係のない雑談を行いやすいでしょう。さまざまな部署の社員が集まるため、横の交流が広がります。
デジタルサイネージといった情報を配信できるシステムを設置すれば、話題を提供して会話を促すことができます。
フリーアドレスを導入する
フリーアドレスを導入するのも社内コミュニケーション活性化に役立ちます。フリーアドレスとは、オフィス内で固定の席を設けず、フロア内の好きな場所を選んで仕事をするスタイルです。書類や文房具類などは共有のキャビネットに保管し、ノートパソコンや無線LANなどを使って仕事をします。
毎日違う社員が近くに座ることで、人間関係の幅が広がります。固定の席では話す機会のなかった社員とも交流することができ、コミュニケーションが活発になるきっかけになるでしょう。
1on1ミーティングを実施する
上司と部下が1体1の定期的なミーティングを行う1on1ミーティングを実施するのもおすすめです。1on1ミーティングは部下の成長をサポートするために行われるもので、評価面談とは異なり、プライベートの悩みや今後のキャリアなど、幅広い話題について話し合います。実施により上司と部下に信頼関係が生まれ、縦のコミュニケーションが活性化するでしょう。
上司は部下の不満や悩みを把握し、対策を講じることで働きやすい職場になることも期待できます。
アンケートを実施する
コミュニケーション不足の原因がわからないときは、社員にアンケートを実施するとよいでしょう。Webのアンケートフォームなどを使って社員のコミュニケーションに関する満足度や課題などを聞き取り、集計・分析を実施します。従業員のリアルな声を確認し、現状の問題を把握して具体的な改善策を立てることができます。
改善策を実施したら、取り組みの成果を確認するために再度実施するとよいでしょう。状況を確認して、さらに改善策を実施するというPDCAを回すことで、より良い状態をつくることができます。
社内イベントを企画する
社内イベントを開催し、積極的な交流を促す方法もあります。上下関係や部署の垣根を越え、直接触れ合える機会です。お互いに仕事中とは別の側面を見ることができ、距離を一気に近づけることもできます。
社内イベントには社員旅行やスポーツ大会、部署をまたいだ飲み会などがあり、ワークショップなど体験型の社員研修も効果的です。
部署ごとでなく、幅広い社員が参加できるイベント内容にすることがポイントです。会社が開催するよりも、従業員が企画・運営する方がよりコミュニケーション活性化に役立ちます。
社内コミュニケーションを活性化するツール
社内コミュニケーションを活性化を効果的に推進するには、ツールの利用がおすすめです。近年はWeb会議システムや情報共有ツールなど多様な種類のツールが普及しており、会社が抱えるさまざまなコミュニケーションの課題を解決できるようになっています。
社内コミュニケーションを活性化できる代表的なツールを紹介しましょう。
Web会議システム
Web会議システムとは、パソコンやスマホなどを使い、インターネットを通して遠隔地にいる相手とビデオ通話を行うシステムです。コロナ禍の影響で広く普及しました。
インターネット環境とデバイスがあれば場所を選ばず会議や交流ができるのがメリットです。少人数で使うものから大規模な会議で利用できるもの、面談などに特化した機能を持つものなどさまざまなタイプがあり、目的に応じて選べます。
情報共有ツール
情報共有ツールはチャットやドキュメントの共有、スケジュール管理などの機能を備え、コミュニケーションの活性化と業務の効率化が図れるツールです。チャットを使って気軽に交流できるほか、資料などのファイルを共有して情報の整理や閲覧が簡単にできます。
複数のスケジュールを登録してそれをリアルタイムに把握でき、チームで仕事をする場合に全体のスケジュール管理ができるのもメリットです。さまざまな機能があるため、自社の目的に合うものを選んでください。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、社内外でやり取りができるコミュニケーションツールです。会話を行うメンバーごとにチャットルームを作成し、その中で会話をしていきます。
社内SNSのように社内でコミュニケーションするだけでなく、社外へのコミュニケーションや情報共有ができるのが特徴です。
タスク管理やビデオ会議などビジネスの利用に特化した機能が充実しており、業務効率の改善が図れます。また、セキュリティレベルが高いのが特徴です。
デジタルサイネージ
デジタルサイネージとは、ディスプレイに映像で情報を表示するツールです。社内に設置することで、広く情報共有ができます。社内活動などを紹介し、他部署の情報を共有してコミュニケーションを促すことも可能です。
社内報など紙媒体による掲示と比べて張り替え作業などの手間を削減できるだけでなく、音や映像で注目を集めやすいというメリットもあります。
活用事例としては、エレベータ前や社員食堂など共有スペースに設置して周知事項を表示させる、工場などパソコンを使えない社員に情報を伝えるために設置するなどがあげられます。また、自然災害情報や緊急情報、鉄道の運行情報などを配信し、業務に役立てることも可能です。
参考事例：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
社内コミュニケーション活性化に役立つPICLES
デジタルサイネージの導入を検討している会社におすすめなのがクラウド型サイネージ配信システムの「PICLES」です。デジタルサイネージはさまざまなタイプがあり、オフィスで情報発信するのに適さないものもあります。
ネットワークでつなぐPICLESであれば遠隔からでも操作でき、工場など離れた場所でもオフィスから情報発信できます。複数台のデジタルサイネージを1つのパソコンで簡単に一括管理でき、高度なスキルも必要ありません。必要な情報をタイムリーに届けることができ、コンテンツの種類が多いため、コミュニケーション活性化に役立つ情報を効果的に発信できます。
サーバーの構築や保守は必要なく、導入してすぐに開始できるのも魅力です。
社員の共有スペースにおいて共通の話題をつくる情報を配信すれば、交流を促すことができます。他部署の業務内容・進捗状況を表示することで他部門の業務を把握できるようになり、部署間の交流にもつながるでしょう。コミュニケーションの課題に応じて、さまざまな使い方ができます。
社内コミュニケーション活性化の注意点
社内コミュニケーション活性化の施策を実施しても、失敗するケースがあります。
活性化の手段として、コミュニケーションツールを導入する企業が増えていますが、うまく活用できていないケースも少なくありません。ツールの使用に慣れない社員が多く、一部の社員しか使わないケースもあります。強制しては自然なコミュニケーション発生という目的を達成できないため、次第に使われなくなり施策が失敗に終わることもあるでしょう。
失敗する原因のひとつに、導入の目的を周知せず、曖昧な状況で開始することがあげられます。社内コミュニケーションを活性化するという目的を明確にし、使い方やルールを定めなければなりません。
ツールの導入が一般的に効果的とは限らないため、社内コミュニケーション活性化の施策は自社の状況に合わせて考える必要があるでしょう。
また、積極的にコミュニケーションを取ることが苦手な社員もいることは把握しておきましょう。社内コミュニケーションを強制されていると感じると、ストレスにつながることもあります。アンケートを実施して個々の社員の状況を把握し、対面して相談に乗るなど個別の対応も必要になるでしょう。
まとめ
社内コミュニケーションの活性化は、情報を共有して業務を効率化させるために不可欠です。人間関係を良好にし、社員の定着率を高める効果もあります。
社内コミュニケーションを活性化するにはリフレッシュペースを設ける、社内報を発行するなどさまざまな方法があり、コミュニケーションツールの利用も効果的です。ツールは会社の課題に合わせ、解決できる機能を持つものを選ぶようにしてください。いろいろと工夫しながら社内コミュニケーションを活性化し、会社の生産性を高めましょう。
