デジタルサイネージ：オフィスでの情報共有活用事例

　　デジタルサイネージを社内で活用

普段業務を行う上で共有するお知らせや情報をどのように共有されていますか。情報共有の方法としてメールやポータルサイト、チャットツール、掲示物など様々な方法がありますが、デジタルサイネージも社内の情報共有ツールとして活用することができます。

デジタルサイネージでは文字や画像だけではなく、動画やOfficeファイルといった様々なコンテンツを配信することができるため、社内のお知らせの共有はもちろん、安全啓蒙や社内の取り組みの発信などにも活用することができます。

本記事では、デジタルサイネージでどのような社内情報を共有できるのか、デジタルサイネージで情報共有をするメリットや活用事例をご紹介します。

デジタルサイネージで共有できる社内の情報とは

デジタルサイネージでは、社内のどのような情報が共有できるか例をご紹介します。

　　・全社向けのお知らせ

　　・拠点や部署ごとのトピックス

　　・シフトや作業工程表

　　・安全啓蒙やヒヤリハット

　　・朝礼で共有する事項

　　・社内イベントの案内

　　・TwitterやFacebook、InstagramなどのSNS

　　・製品や会社のPR動画

　　・ラジオ体操

　　・天気や災害情報

社内のお知らせや資料の他にも、Webページや動画、SNSといったインターネットを活用した情報共有も可能です。表示するコンテンツを工夫することでコミュニケーションのきっかけとなる話題提供や来客者へのPRなどにも活用ができます。

参考記事：デジタルサイネージのコンテンツの種類と作り方。製作費や外注すべきかの判断基準も

参考記事：デジタルサイネージとは　~種類と役割について~

デジタルサイネージで社内情報を共有するメリット

デジタルサイネージで社内情報を共有することでどのようなメリットがあるのかご紹介します。

　　・視認性が高く目を惹くため、情報がスムーズに伝わりやすくなる

　　・情報更新の手間がないため、最新情報やタイムリーな情報を共有できる

　　・メールやポータルサイトで埋もれてしまいやすい情報を、優先的に伝えられる

　　・業務の可視化ができ、課題解決や業務効率化につながりやすくなる

　　・社内の取り組みやイベントの様子を伝えられ、
　　　社員や他部署間のコミュニケーションのきっかけに

　　・ポジティブな話題を共有し、社員のモチベーションアップにつながる

1つずつ詳しく見てみましょう。

視認性が高く目を惹くため、情報がスムーズに伝わりやすくなる

デジタルサイネージは視認性が高く、見た目も工夫できるのでとても目を惹きます。従来の情報共有手段であるポスターなどの掲示物と比較しても目立つため、自然に目に入りやすくなり、情報がスムーズに伝わるというメリットがあります。

人通りが多いオフィスの入り口や通路、オフィスのどこからでも見える位置などに設置することで、より効果を発揮できます。

情報更新の手間がないため、最新情報をタイムリーに共有できる

手間がなく、素早く情報を更新できるのもデジタルサイネージを使うメリットの1つです。
お知らせのデータを更新し配信するだけで、最新情報をタイムリーに共有できます。

また、クラウド型のサイネージ配信システムであれば、インターネット経由でニュースや天気予報といった情報もリアルタイムで配信することができますので、お知らせに加え業務で必要な情報を簡単に配信することも可能です。

メールやポータルサイトで埋もれてしまいやすい情報を、優先的に伝えられる

メールやポータルサイト、チャットツールなど、情報共有ツールには様々な種類があり、時間や場所を問わず情報共有をしたり、個人や部署、全社向けに発信することができるなどメリットもたくさんあります。
しかし、情報量が多く重要な情報が埋もれてしまったり、自発的に見に行かなければならず発信しても伝わりにくい、ログインが必要なので個人端末を持っていない従業員は閲覧できないといった課題もあります。

一方デジタルサイネージでは、重要な情報をピックアップして優先的に共有することができるので、埋もれずに伝えやすくできます。
またログインなども不要で通りすがりに見ることができるので、自然に情報が伝わりやすくなったり、個人端末を持っていない従業員向けにも情報を発信することができるようになります。

参考事例：エム・エムブリッジ株式会社様

業務の可視化ができ、課題解決や業務効率化につながりやすくなる

案件や作業の進捗状況、生産管理、売上などを表やグラフで共有することで業務の可視化ができ、担当者はもちろん、チーム全体や他部署からも状況が把握できるようになります。
それにより、課題の原因や非効率となっている部分を発見しやすくなったり、担当者以外のメンバーや他部署からアドバイスをもらったりと課題解決や業務効率化につながりやすくなります。

社内の取り組みやイベントの様子を伝えられ、社員や他部署間のコミュニケーションのきっかけに

他部署や他拠点ではどのような業務や取り組みを行っているのかわからない、社員同士で話題がなく、コミュニケーションが取りにくいといった課題にもデジタルサイネージが有効です。

例えば他部署や他拠点の取り組みを毎月ピックアップして共有したり、社員旅行やイベントなどの様子を動画や写真で撮影し共有することで、社内の様子や取り組みを伝えることができ、社員同士のコミュニケーションのきっかけとなります。

参考事例：株式会社コモ様

ポジティブな話題を共有し、社員のモチベーションアップにつながる

MVPに表彰された社員や社内で活躍している部署の様子などポジティブな話題を共有することで、その情報を見た社員が刺激を受け、モチベーションアップにつながります。

また社内の話題だけではなく、モチベーションアップにつながる名言を共有したり、動画や音楽を取り入れることで、社内全体が明るくなり雰囲気アップなどにもつながります。

参考事例：株式会社ワンスター様

社内情報共有の活用事例

社内情報の共有について、実際にどのような活用事例があるのか、画面例を用いていくつかご紹介します。

①全社のお知らせなど、業務に必要な情報を共有する

こちらは全社のお知らせや業務に関連するお知らせを表示させた事例です。メールやポータルサイトでは埋もれがちな情報を優先的に表示させることで、見落としを防ぐことができます。また、勤怠の提出や年末調整など期限が近づいている手続きについて繰り返しお知らせすることで、期限内に対応するように促すことも可能です。
情報の修正がある場合でも、素早くかつ手間なく修正することが可能です。

②安全啓蒙やヒヤリハットを共有し、ミスや事故防止につなげる

工場での業務や運送業務、工事現場での作業など、業種によってはミスや不注意などにより事故が発生する場合があります。事故を未然に防ぐためには、社内で安全啓蒙やヒヤリハットを日ごろから共有することも大切です。

こちらは安全啓蒙やヒヤリハットを共有した事例です。安全標語などを募集して表示するなど、社員に参加してもらうことで一人ひとりの意識が高まり、事故の防止につながります。
また教育動画を活用することにより、口頭や文字のみだけで説明するよりも理解がしやすくなるのでおすすめです。

参考記事：工場にサイネージを導入するメリットは？適した設置場所や活用事例を解説

③イベントや社内の取り組みを共有し、社員同士のコミュニケーションのきっかけに

こちらは社内の取り組みの他にSNSや動画を表示した事例です。広報部で日常や会社のお知らせを投稿しているSNSを表示させたり、イベントの様子を撮影した動画を表示させたりと、社内の様子がわかる情報を共有することで、社内の取り組みが把握できるようになり、コミュニケーションのきっかけになります。

他にも各拠点のトピックなどを共有することで、普段は見えにくい他拠点の様子もわかるようになり、他拠点同士で話題を共有することもできます。

④ポジティブな話題を共有し、社員のモチベーションアップに

ポジティブな話題を共有

こちらは感謝のメッセージを募集して社員に共有したり、今月のMVPという形で業績や会社に貢献した社員を発表した事例です。些細なことでも褒められたり、感謝されるとモチベーションアップにつながります。
社員のモチベーションアップの取り組みをされている方は、是非サイネージの活用も参考にしてみてください。

参考記事：オフィスサイネージで社員のモチベーションアップ：第1話

参考記事：オフィスサイネージの導入事例や効果、注意すべきポイントとは？