オフィスサイネージは社内の情報伝達率を高め、パソコンを使用しない従業員にも情報を発信できるなど多くのメリットがあります。
本記事では、オフィスサイネージを導入するメリットや設置に適した場所、場所別・企業別の導入事例を紹介します。社内の情報共有促進やコミュニケーションを活性化したい方は、ぜひ参考にしてください。
【目次】
オフィスにデジタルサイネージを導入するメリットは？
オフィスサイネージとは、オフィスに設置するデジタルサイネージのことです。オフィスサイネージの導入により、従業員への意識づけや情報共有などのメリットを得られます。
詳しい内容をみていきましょう。
従業員への意識づけができる
オフィスサイネージは、従業員への意識づけができることがメリットです。従業員の目に入りやすい場所に設置して繰り返し配信することで、重要な事項を確実に伝えられます。
例えば、締切日や納品日など忘れてはならない期限を配信すれば、注意喚起になるでしょう。
また、企業理念や社内のルールなど、従業員に浸透させたいことを何度も配信することで、効果的に意識づけができます。
リアルタイムに情報を共有できる
オフィスサイネージは、会議室の予約状況や売上の達成状況など、日々新しくなる情報をリアルタイムに発信できるのもメリットです。
メールやグループウェアでは、必要な情報が十分に伝わらないこともあります。オフィスサイネージであれば従業員の目にとまりやすく、効果的に情報を共有できるでしょう。
また、ポスターや掲示板のように、印刷や張り替え作業といった手間もかかりません。
パソコンを使用しないにも情報発信できる
工場の作業員やアルバイトのスタッフなど、パソコンを使用しない・触れる機会の少ない従業員は、情報を受け取る機会が少なく、オフィス勤務の従業員とは情報格差が生まれやすくなります。
しかし、オフィスサイネージを導入すれば、それら情報に触れにくい従業員にもオフィスと同じく平等に情報を発信できる点がメリットです。
社内コミュニケーションを活性化できる
オフィスサイネージは、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。社内コミュニケーションが不足すると、業務の報告・連絡・相談が十分にできず、情報共有に漏れが生じます。ミスやトラブルも起こりやすくなるでしょう。日々の業務も円滑に進みません。
社員間の交流が少ない職場では、社内コミュニケーションを活性化する施策が必要であり、それに役立つのがオフィスサイネージです。
社内活動や他部署の紹介、社内イベントの情報などのコンテンツを流せば、交流のきっかけになり、社員間のコミュニケーション活性化に役立つでしょう。
オフィスサイネージの設置に適した場所
オフィスサイネージの効果を出すためには、適切な場所に設置する必要があります。
ここでは、オフィスサイネージを設置する目的ごとに適した場所を解説します。
従業員が長時間滞在する場所
従業員の意識づけや情報共有を目的にオフィスサイネージを設置する場合、従業員が長時間滞在し、目にする場所に設置することが大切です。
オフィス内をはじめ、次のような場所に設置すれば目的を果たせるでしょう。
- 社内の出入り口
- エレベーターホール
- 会議室
- 休憩室
- 食堂
すべての従業員が目にする場所に設置することで、十分情報が行き渡ります。効果的な意識づけができるでしょう。
従業員がパソコンを持たない場所
情報の平準化を目的とする場合、パソコンを持たない従業員が作業する倉庫や工場などに設置するのが適切です。
同じ工場内でも、配信するコンテンツによって設置場所は異なります。製品の納期や合格品質基準といった作業に関する情報共有は、作業現場が適切です。実際に作業する現場で必要な情報を確認でき、業務効率も高まります。
業務とは直接関係ないものの、作業員全員に共有したい情報を伝える場合、工場の出入り口が適切です。オフィスサイネージは鮮やかな画面で目にとまりやすく、出入りする際に目を向けて必要な情報をキャッチできます。
来客の目に触れる場所
オフィスサイネージは、受付やエントランスなど外部の人の目に触れる場所に設置することで、対外的に自社の情報を発信する役割も果たします。
顧客や取引先などの来客に向けて自社商品やサービスを流せば、待ち時間が効果的なアピールの時間に変わります。あるいは、ニュースや情報番組などを配信することで、待たせる時間も飽きさせない工夫ができるでしょう。
【場所別】オフィスサイネージの導入事例
オフィスサイネージを導入したいが、具体的にどのように運営していいか迷うかもしれません。
ここでは、実際にオフィスサイネージを設置した導入事例について、場所別に紹介します。導入に際しての参考にしてください。
オフィス内
オフィスでの情報共有にデジタルサイネージが効果的だと考えたA社は、いつでもどこからでも更新できるクラウド型サイネージを導入しました。複数台の端末にコンテンツを一括配信できるため、簡単に更新でき、リアルタイムな情報発信が可能になりました。
オフィス内の目立つ場所に設置したサイネージは、新しく配属された社員の紹介と、会社からの連絡事項の配信に活用されています。
同社ではテレワークの導入が進み、新しく配属された社員が他の社員に認識されるまでには時間がかかるのが実情です。そこで、オフィスサイネージで社員の紹介を配信し、新入社員を社内に広く周知させてコミュニケーションの活性化を促しています。
また、オフィスサイネージは社内の周知情報を全員で共有し、情報伝達ミスを防止することにも役立っています。コンテンツは随時更新できるため、納期や売上目標金額など、リアルタイムの更新が可能です。
掲示板や社内SNSなどの社内ツールは自分から見に行かないと情報を得られませんが、視認性の高いデジタルサイネージであれば、迅速に情報を共有できます。
効果を確認した同社では、別の部署でもオフィスサイネージの導入を決定したということです。
会議室
会議室にオフィスサイネージを設置して、効果を上げた事例もあります。D社ではオフィスサイネージにパソコンで作成した資料を表示し、これまで紙で作成してきた資料の代用として活用しています。
オフィスサイネージを紙資料の代用にすることで、視覚的イメージが高まるとともに、印刷のコストを削減できます。準備にかかる負担も軽減し、効率的に会議を進められるようになりました。
事前にパワーポイント等で会議用の資料を作成しておけば、ホワイトボードに手書きして説明する必要もなくなります。無駄な時間を削減して、スムーズな議事進行ができるようになりました。
プロジェクターとは異なり、オフィスサイネージのディスプレイは部屋の照明を落とさず使用できるのもメリットです。薄暗い部屋では活発な意見交換が難しくなり、居眠りを誘う可能性もあります。オフィスサイネージは室内を明るくしておけるため、参加者の集中力を保てます。
サイネージは紙の資料と異なり、動画や音声を付けられるのもメリットです。写真やテキストだけでは伝わりにくい部分も、動画や音声データによってよりわかりやすくなり、会議を進めやすくなったということです。
休憩室
休憩室など従業員がリラックスできる場所に設置して、社内コミュニケーションの活性化に役立った事例もあります。
F社では社員間の交流が少なく、社員のモチベーションも低下しているという課題を解決するため、休憩室にオフィスサイネージを設置しました。
サイネージに社内イベントの映像や新入社員の自己紹介など、社員同士の会話のきっかけになるようなコンテンツを流したところ、社員間の交流が促されて社内に活気が出てきたということです。
さらに、コンテンツで他部署の紹介を配信することで、他部署への理解が深まり、交流が進みました。部署間の関係が深まることで、社内の連携がよりスムーズになり、新たなビジネスアイデアが生まれる可能性も期待できるとしています。
エントランス
Y社では、エントランスにオフィスサイネージを設置して自社サービスや商品映像を配信し、効率的な会社のPRに成功しました。
エントランスは顧客やビジネスパートナーとの最初の接点あり、サイネージを設置することで、待ち時間に企業の取り組みをアピールできます。企業の歴史や事業説明、商品・サービスの紹介など、わずかな時間内で効果的な自社の紹介ができたということです。
映像はただ企業を紹介するだけでなく、ブランディングとしても役立ちます。そのため、同社では企業理念やビジョン、コンセプトなど、企業のブランドを浸透させるための映像も流すことで、自社への共感を高めるようにしました。
このほか、大画面LEDビジョンでエントランスを演出するという活用例もあります。来客に待合いスペースの癒し空間を提供する目的で、BGM付きの自然映像をデジタル絵画として配信する方法です。映像を季節に合わせて変えることで、四季折々の季節感を演出できます。
工場内
製造業を営むH社では工場内で働く作業員と事務所で働く社員との情報格差を解消するため、工場内にサイネージを設置しました。
同社の工場はパソコンやスマートフォンを持ち込める環境ではなく、多くの作業員へ情報を周知させるのは難しい状況でした。そのため、工場内にデジタルサイネージを設置し、最新情報を手軽に確認できる環境を構築したということです。
クラウド型のデジタルサイネージを導入することで、事務所から各工場へ、最新情報を含むさまざまなコンテンツの一括配信が可能になりました。
サイネージには安全に関する情報をはじめ、業務連絡や業界の最新動向、健康管理に役立つ情報など、幅広いコンテンツを配信しました。タイムリーな情報共有を行い、安全で働きやすい職場環境を構築できたとしています。
【企業別】オフィスサイネージの導入事例
オフィスサイネージは、遠隔や複数あるサイネージをブラウザ1つで一括管理できるPICLES（ピクルス）がおすすめです。
ここでは、PICLESを導入して目的を達成した企業の事例を紹介します。
社員の関心度向上：株式会社コモ様
製パンメーカーの株式会社コモ様は、タイムリーな情報共有を目的としてPICLESの導入を決定しました。導入のきっかけは、操作性が良く多種多様な機能があること、印刷された紙媒体と比較して視認性が高いことなどがあげられます。1つの画面でたくさんの情報発信ができ、動画や音声、BGMなどの配信ができることも選定の理由です。
運用では従業員への情報発信をメインに、業界情報や政治・経済、労働安全衛生、社内報など、幅広く配信しています。
このほか、社内イベントや各種の活動報告、検査実施期間の案内、福利厚生に関することなど、さまざまな分野の情報も配信しているということです。
設置後は社員の関心度が高まり、サイネージのコンテンツを見ることで社員同士のコミュニケーションが増えました。そのため、職場の雰囲気が明るくなるという効果を得られています。
参考事例：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
社内コミュニケーションを活性化：エム・エムブリッジ株式会社様
橋梁事業をはじめとする鋼構造製品の総合エンジニアリング会社・エム・エムブリッジ株式会社様は、手軽にコンテンツの管理ができることを理由に、PICLESを導入しました。
PICLESはウィジェットやパワーポイント、動画がタイムリーに編集表示でき、簡単にコンテンツのレイアウト作成ができるという点も導入の理由です。
社員向けのお知らせなどを画面に表示させることで、情報が自然に視界に入ります。モニターの前で立ち止まってお知らせを見る社員が増え、社内での情報の共有が以前より向上したということです。
また、サイネージには建設現場の進捗状況などを動画で表示させることで、実際の工事現場を目にする機会がないデスクワークの部署でも、現場の状況や新製品の開発状況など重要な情報を把握できるようになりました。
自分が従事していない部門の業務内容が理解できるようになり、社内コミュニケーションの活性化に役立っているということです。
参考事例：エム・エムブリッジ株式会社様「社内向けの情報発信として、サイネージで情報共有社内コミュニケーションの活性化！」
受付で情報発信：株式会社ユニリタ様
ソフトウェアパッケージメーカーの株式会社ユニリタ様は、受付にPICLESを設置し、来客への会社案内や事業内容、ブランディング活動などの紹介に役立てています。
サイネーシの導入前は、会社案内のパンフレットや定期発行している自社のマガジンなどを゙設置し、手にとって見ていただく環境を用意していました。しかし、顧客が受付で待機する時間には長短があるため、時間に余裕のない場合は自社のアピールができません。
そのため、受付のリニューアルに伴い、大型ディスプレイを設置してコンテンツを動画やスライドショーで配信するようになりました。
導入により、受付で待機する顧客がサイネージを視聴している様子がわかり、紙媒体で設置していたころに比べて会社の活動や取り組みへの興味・関心が高まっていると感じるそうです。
社員と顧客の打ち合わせの際にも、サイネージで配信されていた内容が話題に上がることもあります。初めて来社される顧客に会社案内をする際にも、一方的に紹介するのではなく、顧客が゙興味を持つ部分に応えていく案内ができるようになったということです。
事例紹介：株式会社ユニリタ「本社受付のサイネージで会社情報を発信！」
社員のエンゲージメント向上：株式会社ワンスター様
デジタルマーケティング企業の株式会社ワンスター様は、従業員数拡大とオフィス移転に伴い業務フロアが分かれることで、事業部間のコミュニケーションが希薄化することを懸念していました。そこで決定したのが、オフィスサイネージの導入です。
いくつかのサービスを検討した結果、コンテンツの種類が豊富で操作性が優れているPICLESに決めたということです。
PICLESでは親アカウントの下に子アカウントを作成でき、さらに作成した子アカウントそれぞれに権限を設定することができるため、各事業部がそれぞれの発信したい情報を更新するという運用を実現できました。
サイネージは社員の出入りが多い場所に設置しているため、入退室時にはコンテンツが目に入り、社内の情報を得る経路が増えました。その結果、各部署が今どうういう活動をしているのかがわかり、自分も頑張ろうというモチベーションを高めることができます。 そのほか、新入社員の顔写真やプロフィールを表示して、他の社員が話しかけやすい環境も作れているということです。
事例記事：株式会社ワンスター「5面のデジタルサイネージで、各事業部の活動を可視化！」
まとめ
オフィスサイネージは従業員の意識づけやリアルタイムの情報共有などのメリットがあり、導入する企業が増えています。設置場所は目的に応じてオフィス内や会議室、エントランスなどがあり、導入して目的を達成している成功例も少なくありません。
オフィスの情報共有に課題を感じている方は、記事の導入事例も参考にして、オフィスサイネージの導入を検討するとよいでしょう。
＝＝＝＝お役立ちブログ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
社内コミュニケーションを活性化することは、
情報共有をスムーズにするために必要です。
こちらの記事もぜひご覧ください。
社内コミュニケーションを活性化させる方法は？便利なツールも紹介
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
