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「総務部向けEXCEL活用術 作業を効率化できる小技10選」

[fa icon="calendar"] 2021/02/02 10:00:00 / by ビーティスブログ編集部

ビーティスブログ編集部

 

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 総務部向けExcel活用術第8弾!
今回は、Excel作業を効率できる小技10選をご紹介します!

 


1.シートに色をつけて管理

  
 セルに色を付ける機能はご存じかと思いますが、シート名の表示部分にも色を付けることができます。
複数シートがあるファイルで、より強調して見たいシートがある場合に活用しましょう。

① シート名が表示されている部分で右クリックし、「シート見出しの色」から付けたい色を選択します。

 

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② シート名に色を付けることができました!

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2.「F6」「F7」「F8」 キーで日本語変換


 入力する文字がすべてカタカナ、もしくはひらがなの時、予測変換から探したりしていませんか?予測変換で文字を確定する前に「F6」「F7」「F8」キーを使えば、それぞれカタカナ、ひらがなに変換してくれます。


①「F6」:ひらがな変換
漢字やカタカナなどが未確定の場合、「F6」を押すと、ひらがなに変換されます。
「F7」:全角カタカナ変換
ひらがな入力後、「F7」を押すと、全角カタカナに変換されます。「F7」を連打すると、最後尾の文字からひらがなに戻っていき、再びカタカナになります。
「F8」:半角カタカナ変換
ひらがな入力後、「F8」を押すと、半角カタカナに変換されます。「F8」を連打すると、最後尾の文字からひらがなに戻っていき、再び半角カタカナになります。

 

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3.「F9」「F10」キーで英数字変換

 先ほどご紹介した日本語変換以外にも、英数字を全角、半角に変換することもできます。例えば、「a」と打ちたくても、日本語キーボードだと「あ」と入力されてしまいます。そんな時にこれらのファンクションキーを使えば、英語に変換することができます。

① 「F9」:全角英数字変換
「F9」を押すと、全角小文字の英数字に変換されます。「F9」を連打すると、全角大文字の英数字→先頭文字のみ全角大文字+2文字目以降全角小文字の英数字→全角小文字の英数字、を繰り返します。
「F10」:半角英数字変換
「F10」を押すと、半角小文字の英数字に変換されます。「F10」を連打すると、半角大文字の英数字→先頭文字のみ半角大文字+2文字目以降半角小文字の英数字→半角小文字の英数字、を繰り返します。

 

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4.「F4」で前回の動作を繰り返す


 文字の書式変更や、セルに対して行った動作を反復させたいときは「F4」を活用しましょう。

① 今回は一例といて、セルを黄色く着色します。

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② 「F4」を押すと、わざわざセルを黄色くするように操作しなくても、色変更することができました。

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③文字の色変更なども「F4」で反復させることができます。

 

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5.数式ミスじゃない!再計算機能で確認

 データが大量にあるファイルや、計算式が複雑な時、計算式は間違っていないのに思ったように値が表示されない場合があります。そんな時はまず「再計算」を試してみましょう。

①再計算機能は、「数式」タブの右側にあります。セル中を選択していない状態だと「F9」でも再計算を行うことができます。


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6.エラーになっているセルを空白で表示する

  
 「N/A」や「REF」など、計算エラーのセルを空白で表示する方法です。

①「ページ レイアウト」タブから「ページ設定」を開きます。

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②「シート」タブの「セルのエラー」から、計算エラーを空白に設定できます。

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7.保護ビューの設定を解除する

  「保護されたビュー」「このファイルは、インターネット上の場所から取得されており、安全でない可能性があります。 クリックすると詳細が表示されます。」のように、ファイルを開いたときに表示されることがあります。毎回解除するのが面倒な場合はこの設定を解除しましょう。

① 「ファイル」タブの「オプション」をクリックし、オプションのウィンドウを開きます。「セキュリティセンター」タブより、「セキュリティセンターの設定」をクリックします。

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② 「保護ビュー」 タブに、「安全でない可能性のある場所のファイルに対して、保護ビューを有効にする」という項目があります。

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③この項目のチェックを外すことで、保護ビューの表示をOFFにすることができます。

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8.データの行・列の方向を入れ替える

①行・列を入れ替えたいデータを選択します。 

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②貼り付け先で右クリックし、貼り付けのオプションで「行と列を入れ替える」を選択します。

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③行と列を入れ替えた状態で貼り付けができました!

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9.ブック全体でページ番号を通し番号で印刷する


①「ページ レイアウト」タブからページ設定を開き、「ヘッダー/フッター」タブを選択します。

 

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② 「ヘッダーの編集」もしくは「フッターの編集」を選択し、表示させたい項目に「&[ページ番号] / &[総ページ数]」と入力します。操作補助のアイコンもあるので、そちらを使用しても大丈夫です。

 

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③設定値を保存するとプレビューで確認できます。

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10.「図形の位置揃え」で図形をきれいに配置

 
①ばらばらに配置された図形があります。

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②移動したい図形を選択し、「描画ツール」タブの「配置」から、揃えたい方向を選択します。

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③指定した方向に図形をそろえることができました!

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 いかがだったでしょうか?今回は便利ないろいろな小技をご紹介しました。
Excelは表を作成する以外にも、書類など様々な場面で利用されます。便利な小技で時短していきましょう。

 

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EXCLEショートカットキー55選まとめました!
こちらご参考ください。
コンテンツ4つにまとめておりますので、それぞれ画像からダウンロードください。

Excel1 Excel2 Excel3 Excel4

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こちらのブログもご参照ください。

有事の際も安心、いざという時の情報共有方法5選!」

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Topics: コラム

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