企業内で情報共有する手段としては、スプレッドシートやミーティング、デジタルサイネージなどが挙げられます。それぞれのメリットや注意点を紹介するので、ぜひ参考にしてください。また、情報共有の重要性やうまくいかないときの対処法についても解説します。
【目次】
情報共有が重要な理由
業務を円滑に遂行する上で、情報を適切に共有することは欠かせない要素といえます。しかし、テレワークが増えて働き方も多様になってきている現代において、これまで以上に情報共有が難しくなっているのも事実です。
企業内で情報共有することが重要な理由としては、次の4つが挙げられます。
- 業務効率が向上するから
- 社内コミュニケーションを活性化できるから
- 企業全体の知識・スキルを底上げできるから
- 引き継ぎなどにかかる時間を短縮できるから
それぞれの理由について、詳しく見ていきましょう。
参考記事：情報共有の可視化に必要な方法とは？便利な共有ツールも紹介
業務効率が向上するから
業務に関する情報を共有することで、業務に関わる社員は一から情報を集めなくても済みます。分担して作業を進めていく場合も、情報共有が適切にできているなら同じ業務に異なる社員が重複して取り組むこともなくなり、スムーズに役割分担することが可能です。
また、適切に情報共有することで、経験やスキルが少ない社員でもスムーズに仕事を進められます。業務効率が向上し、より一層、短時間で高い成果を上げられるようになるはずです。
業務遂行に不可欠なノウハウなどの情報は、蓄積することで社内の財産とすることもできます。新たに加わった社員も、蓄積された情報を活用すれば熟練者と変わらないクオリティの作業が可能です。
社内コミュニケーションを活性化できるから
情報共有は、社内コミュニケーションの活性化にも役立ちます。例えば、チームメンバーの作業状況を把握していれば、今、手が空いているメンバーは誰か、資料作成はどのメンバーに依頼すれば良いかわかるため、よりコミュニケーションを取りやすくなるものです。
社内コミュニケーションが活性化すると、社内によりポジティブで明るい雰囲気が生まれます。社員同士も話しやすくなり、結びつきが強化されることで、チームワーク向上も可能です。社員同士の結びつきが強くなると、企業に対しての愛着も強まることになります。結果的に自分のために仕事を頑張るという意識から、仲間のため、企業のためへと意識の変化も生まれるのです。
また、社内コミュニケーションが活発になると、社員すべてが情報を発信しやすくなります。業務遂行上、新たに得た知見を発信したり、新規事業につながるアイデアを発信したりするようになり、企業成長にもプラスです。
反対に、情報共有があまりできていない状況では、「今は忙しいのではないだろうか」「この業務の担当者は誰なのだろうか」と考えてしまい、積極的にコミュニケーションを取りづらくなるかもしれません。また、社員それぞれが自分のわかる範囲で業務を遂行するようになり、連係プレーがうまく行かず、業務効率が低下する可能性もあります。
参考記事：社内コミュニケーションを活性化させる方法は？便利なツールも紹介
企業全体の知識・スキルを底上げできるから
社内で適切に情報が共有されると、企業全体の知識・スキルを底上げすることになります。一人では気づくことができないような貴重な知識やノウハウを共有すれば、それが企業の力となり、企業を成長させ、発展させることにもつながるでしょう。
また、知識やスキルを他の社員と共有することで、他の社員がその知識やスキルを一から習得するのに必要な時間や労力を節約することが可能です。企業にとっては、その社員を教育する時間やコストの削減にもなります。節約した時間・労力を別の仕事に活用すれば、業務効率はさらに向上し、企業の成長スピードを加速させることができるのです。
引き継ぎなどにかかる時間を短縮できるから
情報を一人あるいはごく限られた人数で保有すると、その情報に関する業務が生じた場合、最初から説明することになります。時間がかかるだけでなく、その間は業務が停滞することになるため、企業にとっては時間的にも経済的にも大きなダメージを受けることになるはずです。
しかし、情報を社内で適切に共有する仕組みがあれば、その情報に関する業務を部外者が担当する場合でも、スムーズに引き継ぎを行うことができます。説明する時間や必要な知識・ノウハウを習得する時間を短縮でき、業務を停滞せずに済みます。
また、新入社員に必要な情報をまとめてマニュアル化しておけば、新入社員がスムーズに仕事を始められるだけでなく、教育担当者も何度も同じ質問を受けずに済むものです。教育担当者の負担を軽減するためにも情報共有は必要だといえます。
マニュアル化するのは、新入社員が必要とする情報だけではありません。部署や業務によって必要となる情報をまとめてパッケージにしておけば、担当する社員は自力で問題解決ができるため、責任者を探して質問するといったフローを減らすことができます。
情報共有に活用できる4つの手段
社内で適切な情報を適切に共有するために利用できる手段としては、次の4つが挙げられます。
- スプレッドシート
- チャットサービス
- デジタルサイネージ
- 社内ミーティング
それぞれの手段の特徴やメリットについて見ていきましょう。また注意するべき点があれば紹介します。
スプレッドシート
Googleのスプレッドシートは、オンライン上でリアルタイムに情報共有できるツールです。アプリなどをインストールしなくても、URLさえ知っていれば誰でも記載されている情報を閲覧・編集することができ、外出先でも利用しやすいという特徴があります。
また、情報流出を防ぎやすいのもスプレッドシートの特徴です。閲覧する権限、編集する権限を特定の個人に限定することができ、機密事項を共有するときなどにも用いることができます。
リアルタイムに情報を共有できるため、メンバーのスケジュール管理にも活用可能です。また決定事項を蓄積して、今後の業務遂行に役立てることもできます。
ただし、スプレッドシートが多くなりすぎると、使いづらくなることがあります。URLをリストにまとめ、どのようなときにどのURLにアクセスすれば良いのか一目でわかるようにしておきましょう。
チャットサービス
メッセージをやり取りするときには、電話やメールだけでなくチャットも利用することができます。文字として残るため、後で確認できるというメリットがあるだけでなく、グループを作成できるので、グループ内にまとめて情報を発信・共有することが可能です。
チャットサービスの中には、動画会議に対応したものもあります。文字でメッセージをやり取りするよりも動画のほうがわかりやすいと思えるときは、適宜切り替えて活用しましょう。
また、タスク管理に対応したチャットサービスもあります。チャットに参加するグループや個人間でタスクをリストアップしておけば、進行の遅れやタスク漏れを回避することも可能です。
デジタルサイネージ
社内で告知事項があるときは、スプレッドシートやチャットサービスのようにオンライン上だけで閲覧できるツールはあまり適していません。パソコンなどのデバイスを閲覧していないときでもすぐに目に入るデジタルサイネージを利用することができます。
例えば、社内報や今月・今年の目標などをデジタルサイネージで表示すれば、業務の合間などちょっとした時間にも情報を取り入れることができるようになるものです。また、大きな画面のデジタルサイネージを導入すれば、よりインパクトを与えることができて周知率も向上するため、大切な告知事項にも適しています。
事例記事：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
社内ミーティング
重要な情報を社員間でリアルタイムに交換するためには、情報をその場で共有することも必要になります。定期的に社内でミーティングを開催し、文字と数字だけではない情報も共有しましょう。
例えば、チームメンバーが体験した事柄やクライアントに関する新しい情報などは個人情報が含まれるため、文字として残すのではなく社内ミーティングのトピックに向いています。社内ミーティングは対面でも実施できますが、オンライン上でも可能です。テレワークを実施している社員が多い場合などは、Web会議アプリなどを用いてオンラインで社内ミーティングを開催しましょう。
情報共有がうまくいかない原因と対処法
情報共有がうまくいかないときは、何かしらの原因が潜んでいます。よくある原因としては次の3つが挙げられます。
- 情報共有ツールが十分ではない
- 情報が整理されていない
- 社員のタスクが多すぎて時間的余裕がない
それぞれの原因を解説し、対処法を紹介します。
情報共有ツールが十分ではない
情報共有は主にオンラインで行います。共有すべき情報は多いため、すべてを口頭で伝えることは難しく、また正確に記憶することも困難です。また、紙資料で情報共有すると、アップデートがしづらい、必要な情報を必要なときに検索できないというデメリットがあり、常に最新の情報を必要とする企業においてはあまり適した方法とはいえません。
そのため、情報共有ツールが十分にないときは、情報共有もうまくいかないことがあります。スケジュールやタスクなどはスプレッドシート、告知事項はデジタルサイネージ、メンバー内のやり取りはチャットサービスなど、適切なツールを導入して情報共有できる環境を構築しておきましょう。
情報が整理されていない
状況共有ツールが導入されていても、共有する情報が多すぎるときは必要な情報を探しづらくなってしまいます。情報を提供するときは不要になった情報を削除するなどの整理作業も同時に行いましょう。
また、情報の優先順位つけも大切なポイントです。効率向上のために役立つはずの情報共有が、かえって社員の業務遂行の妨げにならないように注意しましょう。
社員のタスクが多すぎて時間的余裕がない
情報が整理された状態で共有されている場合でも、あまりにもタスクが多いときは適切に情報を活用することができません。業務プロセスを見直し、社員に無理のないタスクを課すようにすることも有用です。
円滑に情報共有するための3つのポイント
円滑に情報共有するためには、次の3つのポイントに留意しましょう。
- 情報共有ツールを導入する
- 情報共有ルールを整理する
- 情報共有の重要性についての理解を深める
それぞれのポイントについて解説します。
1.情報共有ツールを導入する
リアルタイムで適切な情報を共有するためにも、デジタルサイネージやチャットサービスなどの情報共有ツールの導入は不可欠です。それぞれのツールの特徴を正しく理解し、場面に応じて使い分けるようにしましょう。
2.情報共有ルールを整理する
情報共有のルールについて整理することも大切です。適切に情報を共有しようとすると、つい導入する情報共有ツールの数が増え、社員一人ひとりの負担も増えてしまいます。情報共有に時間を取られ過ぎないようにするためにも、各ツールの使い方についてルールを決めておくようにしましょう。
例えば、スプレッドシートでスケジュールやタスクを共有するときは、1日に1回はチェックすることを決めたり、チャットサービスの返事は2時間以内を目途にする、あるいは返事はリアクションだけでOKなどの具体的なルールを決めたりします。社員の負担を少しでも軽減する方向でルールを決定することがポイントです。
3.情報共有の重要性についての理解を深める
情報量が増えすぎると、情報共有の重要性についてもつい忘れがちになります。セミナーや社内報を通して、情報共有の重要性についての理解を深める機会を設けましょう。また、機密事項や個人情報の取り扱い方、セキュリティ対策などについても定期的に注意を喚起することが必要です。
まとめ
情報共有には、適切なツールが必要です。どの分野の情報共有がうまくいっていないのか客観的に評価し、必要なツールを導入しましょう。
社内全員に告知する情報に関しては、デジタルサイネージが適しています。社内報や今日のトピックなどをデジタルサイネージで告知すれば、社員に効果的に周知することが可能です。また、企業理念や目標などの常に周知したい内容にも、デジタルサイネージが適しています。ぜひ情報共有に注力し、社員に働きやすい環境を提供しましょう。
参考記事：デジタルサイネージ：オフィスでの情報共有活用事例
事例記事：エム・エムブリッジ株式会社様事例
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業務の改善や効率化には情報共有の可視化が重要です。
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