業務の改善や効率化には、情報共有の可視化が不可欠です。情報が社内全体に共有されることで、社員間の信頼も高まります。
本記事では情報共有の可視化で得られるメリットや可視化の方法を説明するとともに、共有ツールの選び方などを紹介します。
【目次】
社内情報共有の必要性
社内で情報を共有することは重要です。主な理由としては、次の3点が挙げられます。
- 業務効率の向上
- リモートワークへの対応
- 企業の信頼性向上
それぞれの理由について解説します。
業務効率の向上
情報を社内で共有すれば、問題が発生したときもスムーズに解決できます。たとえば、自社サービスを導入しているクライアントから質問を受けたときでも、情報を共有しているなら担当者以外でも対応しやすくなるでしょう。
「担当者を教えていただけますか？」「今、担当者が外しております。折り返しご連絡いたします」といったやり取りをする必要がないため、短時間で問題解決が可能です。また、クライアント側にとっても、待ち時間が短縮され、ストレスなく問題解決できるというメリットがあります。
情報を共有することで他部署の業務にも対応できることになることから、関係者全員のスキルアップが実現できるのもメリットです。情報の利用方法をマニュアル化すれば、新人教育に活かせるだけでなく、育成スピードも向上するでしょう。
リモートワークへの対応
オンラインで情報を共有するように仕組みを変えることで、リモートワークにも対応できるようになります。また、業務の一部を外注スタッフに依頼することも選択できます。
労働人口の減少により、人材確保はどの企業にとっても重要な課題です。に対応するためにも必要なことです。リモートワークに対応することで、居住場所を問わず優秀な人材を雇用できる仕組みを構築しておきましょう。
企業の信頼性向上
社内で情報共有が適切に行われていれば、クライアントや取引先からの問い合わせにもスムーズに対応できるようになります。企業の信頼性向上にもつながるでしょう。
ただし、共有した情報が古い場合や間違いがある場合は、かえって信頼性を落としてしまいます。最新情報を自動的に共有できる仕組みを構築し、信頼性の維持と向上に努めることが大切です。
社内の情報共有を妨げる原因
社内で情報を共有することは重要ですが、常にスムーズに情報が共有されるわけではありません。とりわけ次の状況下では、社内の情報共有が妨げられることがあります。
- 情報が整理されていない
- 従業員の業務が多すぎる
- 情報共有の仕組みが構築されていない
それぞれの状況において、なぜ情報共有が妨げられるのか解説します。
情報が整理されていない
情報を単に共有するだけでは、必要なときに必要な情報を利用できません。共有した情報を適切に利用するためにも、情報を整理することが必要です。
たとえば進捗管理のシートが複数あると、どれが最新版かわからず、かえって業務が複雑になってしまうことにもなりかねません。不要なシートは消去したり、同じプロジェクトのものは一つにまとめたりすることで、関係者全員が間違わずに
また、整理した情報は、誰もがアクセスできるようにしておくことも大切です。従来的な縦割り構造の企業では、部署を超えた情報共有はすぐには実現できないかもしれません。場合によっては、組織構造を見直すことも必要になります。
従業員の業務が多すぎる
情報共有の仕組みを構築するには時間がかかります。紙資料をデータ化してフォルダ内にまとめたり、スプレッドシートを作成して進捗状況を共有したりする作業が必要です。
従業員の通常業務が多すぎると、情報共有の仕組みを構築するための時間を避けません。対応に時間がかかり、情報共有が進みにくくなってしまうでしょう。
また、情報共有のシステムを構築しても、従業員が忙しすぎると情報を共有・閲覧する時間が捻出できません。業務に集中しつつ、情報を共有・閲覧するためにも、情報共有場所を従業員に周知し、情報共有の社内ルールを作りましょう。
情報共有の仕組みが構築されていない
そもそも情報共有の仕組みが構築されていない場合は、社内情報を共有できません。次のポイントに注目して、社内情報の共有を進めていきましょう。
- 共有する情報
- 利用するツール
- 情報共有のルール
共有する情報が多いと、必要な情報を取り出せません。共有する情報量が多いときは、検索機能がついたツールを使うようにしてください。
また、情報共有の仕組みを構築するときに利用ルールも決めておくことが大切です。ルールを関係者すべてに周知することで、情報共有の仕組みに早く順応できるようになります。
情報共有の可視化で得られるメリット
個々の社員が持つ情報を共有して可視化することにより、多くのメリットが得られます。情報がすべての社員に行き渡ることで業務が効率化し、無駄な業務を減らすことにもつながるためです。隠された情報がなくオープンな状態にすることで、チームに信頼関係も生まれます。
情報共有の可視化により得られるメリットについて、4つ紹介します。
業務を効率化できる
情報共有の可視化は業務を効率化します。情報が共有されていない状態では、他の部署で起きたトラブルを繰り返したり、取引先に同じ連絡をしてしまったりなど、問題が起こることも少なくありません。情報が伝わっていればわざわざ調べる必要がないことも多く、業務の無駄を省けます。
部署を超えた情報共有ができれば、同じ資料を別々にファイリングするなどの無駄もありません。他部署が行っている仕事のやり方を参考にして、より業務を効率化することも可能です。業務の効率化は生産性を高め、業績アップにもつながります。
チームの信頼関係が築ける
情報共有の可視化により、チームの信頼関係の構築が図れます。仕事を円滑に進めるにはチームワークが大切であり、そのためには情報共有が欠かせません。情報不足の状態ではすれ違いが起こりやすく、トラブルの原因になります。仕事がうまく運ばなくなり、生産性の低下を招くことになるのです。
情報共有が可視化されていればお互いの仕事内容を把握でき、フォローし合いながら業務を進めることが可能です。信頼関係を築くことができ、チームワークのとれた組織になります。
業務の属人化を防止できる
情報共有の可視化は、業務の属人化を防止できます。属人化とは特定の人が長く同じ業務を担当しているため、業務の進め方がその人にしかわからなくなることです。その人が離職や異動をした場合、代わりに業務を担当できる社員がいなくなってしまいます。
業務内容の情報をマニュアルにして可視化すれば、1人の社員に依存する状態を解消できます。担当者の仕事が忙しくなった場合でも、共有されているマニュアルを確認してフォローすることが可能です。
組織の風通しを良くする
部署を超えて情報共有を可視化すれば、組織全体の風通しを良くできます。他部署がどのような業務を行い、現在何が進行しているかがわからなければコミュニケーションも取りづらく、閉鎖的な組織になってしまうのです。
情報共有が全社的に可視化されていれば、万が一問題が起きたときでも迅速に対応できるようになります。そうすれば、社員同士のコミュニケーションも活性化するはずです。
参考事例：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
情報共有を可視化する方法
情報共有の可視化は、以下の手順で行います。
- 共有する情報を明確にする
- 共有する手段を決める
- 共有のルールを策定する
まず共有すべき情報を明確にすることから始めます。情報には共有すべきではないものもあるためです。次に、共有手段であるツールの選定を行いましょう。共有された情報を適切に扱うため、ルールの策定も必要です。
情報共有を可視化する方法について、紹介します。
1.共有する情報を明確にする
情報はなんでも共有すればいいというわけではなく、共有したい情報とそうでない情報があります。
まず、情報共有の可視化を行う前に、情報共有で解決したい課題など共有する目的を明確にしてください。そのうえで、どのような情報を共有すべきかを決定します。
共有すべき情報とは業務の役に立つ情報であり、共有すべきではない情報とは業務に関係なく、共有することがかえってトラブルになりやすい情報です。
具体的な例を紹介します。
（共有すべき情報）
- 業務のスケジュールやタスク
- 営業担当者が作成する見積書や契約書などの書類
- 作業マニュアル
- 顧客情報
- 宅配や郵便関連
- 進行している案件の進捗状況
- トラブルの情報
これらの情報を共有することで業務が円滑に運び、トラブルが起きたときでも迅速に処理することが可能です。
（共有に向かない情報）
- プライベートに関する情報
- 個人の意見
- すでに共有されているトラブル
- 経営情報
これらの情報は業務の役に立つ可能性は低く、共有することはかえって業務の妨げになる可能性があります。共有する情報からは除外してください。
2.共有する手段を決める
共有する情報を明確にしたら、共有手段であるツールを選びます。情報共有ツールは主に、チャットやファイルの共有、グループウェアなどがあげられます。
業務や社内環境により、適するものは異なるでしょう。ツールの利用目的に必要な機能がついているかを確認し、自社の環境に合ったツールを選んでください。
ツールの選び方は、以下の点を考慮してください。
- 導入の目的に合う機能はついているか
- 誰でも使いやすいか
導入の目的とは、基本的に自社の抱える課題解決や業務改善といった内容です。目的を明確にすることで、自社に必要な機能や運用コストなどがわかりやすくなります。
ツールを選ぶ際は、目的のために必要な機能がついているかを確認し、自社の業務に合うものを選んでください。
3.共有のルールを作る
共有ツールを選定したら、運用前に共有のルールを策定します。ルールがない場合、情報を適切に扱えない可能性があるためです。共有方法が各自バラバラでは、どこに情報が保存されているのかわからず、確認不可能です。共有した趣旨が活かされません。
誰がどんなタイミングで、どのような方法で情報を共有するかを定めておきます。ルールを決めておけば、効率よく情報共有の可視化が可能です。
情報を共有するツールを選ぶポイント
情情報共有の可視化が進まない会社には、いくつかの原因があります。まず、情報を共有するメリットや共有しないことの不都合が理解されていません。また、共有するべき情報の整理ができない、あるいは共有する環境ができていないことも可視化を妨げる原因です。
ここでは、情報共有の可視化を妨げる2つの原因について紹介します。
1.使用するツールは統一する
使用するツールはできるだけ社内で統一する必要があります。各部署のツールが異なる場合、部署を超えた共有ができず、情報共有の可視化によるメリットはあまり得られません。
ツールを統一することで部署を超えて情報共有ができ、さらに業務の効率化を実現します。情報共有は部署内だけでなく、全社で取り組むことで初めて効果を発揮するのです。
2.シンプルで使いやすいものを選ぶ
情報共有のツールは、シンプルで誰でも使いやすいことが大切です。すべての社員が使いこなせなければ、導入の効果を発揮できません。
高度な機能がついて使用方法が難しいツールは利用される頻度が下がりやすく、業務効率を悪くする可能性があります。情報共有のメリットであるはずの効率化が図れないだけでなく、かえって業務を複雑にすることになりかねません。
具体的には、以下の点をチェックします。
- 操作がわかりやすい
- 入力がしやすい
- 検索や更新がしやすい
- 外出先でも入力できる
導入の目的を達成するために必要な機能が最低限備わった、シンプルなツールを選んでください。
情報共有による可視化を実現するツール
情報共有を可視化する代表的なツールは、以下の5点です。
- グループウェア
- 社内SNS
- 社内Wiki
- ファイル共有
- デジタルサイネージ
グループウェアはコミュニケーションの活発化や業務連絡の効率化に役立ち、社内SNSは社内でX（旧Twitter）のようなコミュニケーションができるツールです。デジタルサイネージは映像と音の出るディスプレイを社内に設置し、情報の共有ができます。
それぞれの内容について、さらに詳しくみていきましょう。
グループウェア
グループウェアとは、社内のコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化に役立つソフトウェアです。メールやチャットなどのコミュニケーション機能やスケジュール管理、プロジェクト管理などの機能がついています。
プロジェクトなど複数人が携わる業務に向いているツールで、コミュニケーションの活発化や業務連絡の効率化を図れます。
社内SNS
社内SNSは、X（旧Twitter）のように文章と画像メッセージを社内に発信するツールです。個人チャットやグループチャット、ファイルのアップロードといった機能があります。
社員同士でリアルタイムに情報を共有でき、社内コミュニケーションの活性化や相互理解の促進に役立ちます。
実際に使用した例としては、メールをやめてコミュニケーションツールを社内SNSのみに一本化したところ、業務時間の削減につながったという事例があります。
社内Wiki
社内Wikiとは、ウィキペディアのように社員が情報を書き込んだページをまとめ、マニュアル化して共有するツールです。社内マニュアルや業務ノウハウなど、長期的に再利用できる情報の共有ができます。
社内の情報を一元管理し、業務の効率化と質の向上を図るものです。情報の属人化を防止して、人材教育のコストや業務の引き継ぎコストを削減できます。
ファイル共有
ファイル共有は、WordやExcelなどで作られたファイルを社員が自由にアクセスできる場所に保存し、参照・管理できるツールです。必要な資料をあらかじめシステムにアップロードしておけば、必要なときにいつでもアクセスして取得できます。
ファイルをその都度メールで送るといった手間が省け、効率的に資料のやり取りができるのがメリットです。特にリモートワークを導入している企業には欠かせないツールです。
デジタルサイネージ
デジタルサイネージは、静止画や動画で情報を提供するツールです。社員の目に留まりやすい場所に設置し、情報共有手段として活用します。
デジタルサイネージは社内外の人が目にするため、社内報や社内掲示板として利用するほうが良いでしょう。たとえば、次の情報はデジタルサイネージによる共有に適しています。
- 企業の方針、目標
- 健康診断や研修などのお知らせ
- 各部署が取り組んでいるプロジェクト
- 社内異動
デジタルサイネージで提供するコンテンツは、専用の配信システムを使って作成・管理します。クラウド型サイネージ配信システム「PICLES」は、簡単な操作でコンテンツを作成できるシステムです。複数端末を一括管理できるため、部署ごとにデジタルサイネージを設置するときにもおすすめです。お気軽にお問い合わせください。
情報共有を効率化するポイント
情報共有により業務効率化を実現できますが、情報共有自体に時間がかかってしまうと、かえって手間が増えることも想定されます。次のポイントに注目して、情報共有の効率化を図りましょう。
- デジタルで管理する
- 社内情報を一元化する
- 複数人で編集できるツールを選ぶ
それぞれのポイントについて解説します。
デジタルで管理する
情報共有を紙でしている場合は、デジタルに切り替えましょう。デジタル化すると、インターネット環境さえあればどこでも情報を共有できるだけでなく、修正や更新も簡単になります。
たとえば、会議で紙資料を配布している場合は、PDF文書として出席者と共有してはいかがでしょうか。印刷や配布の手間が省けるだけでなく、紙資源の節約にもつながります。また、社内資料としてそのまま保存し、共有場所を周知すれば、社外でも閲覧できます。
会議自体もデジタル化すると、さらに効率化が進むでしょう。リモートワークも推進でき、より働きやすい職場環境を構築できます。
社内情報を一元化する
社内情報を一元化することも、効率化のポイントです。たとえば、自社商品のデータを一元化していないときは、顧客に間違ったデータを提示してしまう可能性があります。企業の信頼性を落とすことにもなりかねないため、情報の一元化は重要なポイントです。
また、情報を一箇所にまとめることも大切です。資料ごとに異なるURLからアクセスする必要があれば、どこから閲覧できるのかが不明瞭になり、必要なときに必要な資料を取り出せません。社内情報を一つのダッシュボードでまとめておけば、必要な情報を引き出すまでの時間を短縮でき、業務にかかる手間・時間も削減できます。
情報を短時間で取り出すためには、検索機能のあるシステムで管理することが必要です。誰もが短時間で必要な情報を入手・共有できれば、社内の業務効率化も大幅に躍進するでしょう。
複数人で編集できるツールを選ぶ
複数人で編集できるツールを選ぶことも大切です。管理者しか編集できないツールを利用すると、業務が属人化するだけでなく、修正や更新が必要なときに随時対応できず、情報の鮮度や信頼性が低下する可能性があります。共有した情報を適切に管理するためにも、複数人による編集が可能なツールを選択してください。
たとえば、次のようなツールを利用できます。
- ファイル共有ツール
- スケジュール管理ツール、カレンダーツール
- 社内SNS、ビジネスチャットツール
ファイル共有ツールを使えば、メールに資料を添付して送信する手間が省けます。編集権限を付与しておけば、資料に間違いがあるときは即時修正できます。
また、複数のメンバーでプロジェクトを進めている場合なら、スケジュール管理ツールやカレンダーツールでメンバー間のスケジュールを管理しましょう。メンバー全員でお互いのスケジュールを把握できるため、遅れているメンバーがいるときは随時協力できます。
社内でのコミュニケーションには、社内SNSやビジネスチャットツールが活躍します。個人間でのやり取りだけでなく、複数メンバーとのやり取りもでき、個人・グループにおけるコミュニケーションを活発化できるでしょう。
情報共有により業務効率化を実現した事例
社内情報を共有するときは、情報共有の目的を決めておくことが大切です。情報共有により業務効率化を実現した事例をいくつか紹介します。
社員活動の見える化を実現
企業が成長すると、他部署との関わりが希薄化し、お互いにどのような活動をしているのか把握しにくくなってしまいます。ある程度は仕方のないことといえますが、企業としての一体感がなくなるだけでなく、他部署とのコミュニケーションが減ってしまう点も問題です。
株式会社コモ様では、社内掲示板の代わりにデジタルサイネージを用いることで、情報の周知率を高めました。部署ごとのプロジェクトなどもデジタルサイネージで発信し、社員活動の見える化を実現しています。
参考事例：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
全事業部参加型の情報共有
株式会社ワンスター様では、元々チャットツールで情報を共有していましたが、会話を続けるうちに重要な情報が埋もれてしまったり、情報そのものが変わったりといった課題を抱えていました。
デジタルサイネージを使った情報共有に切り替えたところ、本部や全事業部の情報を正確かつリアルタイムで共有できるようになりました。また、すべての事業部に編集権限を付与したことで、より密度の高いコンテンツが発信されています。
参考事例：株式会社ワンスター様「5面のデジタルサイネージで、各事業部の活動を可視化！」
社内コミュニケーションの活性化
情報共有により社内コミュニケーションが活性化したケースもあります。エム・エムブリッジ株式会社様では社内情報共有にデジタルサイネージを使っていましたが、USBメモリで情報を管理していたため、情報鮮度が落ちる、情報更新の手間がかかるなどの問題がありました。
そこで、クラウド配信型システムで管理するように切り替えたところ、コンテンツ作成や修正の手間が大幅に減り、より鮮度の高い情報を提供できるようになりました。コンテンツを閲覧する社員も増え、社内コミュニケーションが活性化しています。
参考事例：エム・エムブリッジ株式会社様「社内向けの情報発信として、サイネージで情報共有社内コミュニケーションの活性化！」
まとめ
情報共有の可視化は業務の改善や効率化のために欠かせない方法です。可視化により業務の属人化を防ぎ、組織の風通しを良くします。チームの信頼関係を築くというメリットもあります。
情報を可視化するには、目的に合うツールの導入が必要です。情報の共有不足で業務が滞るという方は、自社に合う情報共有ツールを探してみてはいかがでしょうか。
また、デジタルサイネージを活用した情報共有もおすすめです。クラウド型配信システム「PICLES」なら、複数のデジタルサイネージを一括管理でき、担当者の負担も軽減できます。ぜひお気軽にお問い合わせください。
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