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オフィスのDX化は、変化の激しい時代に競争力を高め、勝ち残るために不可欠です。業務を効率化し、人手不足を解消して生産性を高めるメリットもあります。

本記事ではオフィスのDX化が注目される背景やメリット、成功させるために必要なポイントを紹介します。

【目次】

　オフィスDX化とは

　オフィスのDX化によるメリット

　オフィスのDX化の具体的事例

 　オフィスのDX化を成功させるポイント

　まとめ

オフィスDX化とは

オフィスDX化とは、オフィス業務をデジタル化することです。DXとは「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」の略で、デジタル技術を浸透させて生活をより良く変革することを指します。ビジネスに限らず、テクノロジーで社会全体を変えていくという概念です。

近年、ITの急激な変化に対応しきれていない企業は多く、オフィスのDX化が課題となっています。

ここでは、オフィスのDX化の意味や、必要とされる背景を解説します。

そもそもDX化とは？

デジタルフォーメーションはデータとデジタル技術を活用して生活を変革することで、ビジネスでは既存の業務やビジネスモデルの抜本的な変革を意味します。

日本の企業におけるDX化は遅れており、経済産業省は2018年に公開した「DX推進ガイドライン」で、各企業に対し競争力維持・強化のためにDXを推進することを求めました。
ガイドラインではDXについて「企業がビジネス環境の変化に対応し、顧客や社会のニーズを捉え、商品・サービス、ビジネスモデル等を変革して競争上の優位性を高めること」といった内容を定義しています。

 DX化はただオフィスをデジタル化して業務を効率化するだけでなく、企業が競争力を高め、変化の激しい市場で生き残るために欠かせないものということができます。

オフィスDX化が求められる背景

オフィスDX化が求められるのは、日本企業がデジタル化に送れを取っていることが背景にあります。2020年のデジタル競争力ランキングで、日本は63国中27番目と低い位置にある状況です。特に「技術」と「将来への備え」の順位が低下傾向にあります。 

日本企業のなかでも特に中小企業では、DX化の重要性について経営層の認識が十分に追いついていないのが実情といえるでしょう。

DX化が求められるもうひとつの背景に、少子高齢化による労働人口の減少があげられます。人手不足に悩む企業は多く、少人数でも業務を進めるためには、システムの導入や業務プロセスの変革などが必要です。これからますます人材不足は続くと予想され、オフィスのDX化が求められています。

参考：総務省「第1部 特集 デジタルで支える暮らしと経済」

関連記事：省力化・省人化とは？具体的な施策と導入時の注意点・企業の最新事例について解説

オフィスのDX化によるメリット

オフィスのDX化の最終的な目的は、変革による競争力の向上です。しかし、DX化のメリットはそれだけではありません。日々の業務を効率化し、人的コストを削減するなど多くのメリットがあります。

情報共有がスムーズになり、テレワークの推進で多様な働き方ができるようになるのも利点です。

ここでは、オフィスのDX化で得られるメリットを４つ紹介します。

1．業務を効率化する

オフィスのDX化では、単純作業や提携業務などを自動化することで業務を効率化できるメリットがあります。特に各種書類の処理や経理の定型的な業務などは自動化に馴染み、業務プロセスの大幅な削減が可能です。

これまで人の手で行っていた業務を自動化することで、空いた時間をより重要な業務にあてることができます。生産性を高め、売上アップにもつながるでしょう。

2．人的コストを削減する

オフィスの DX化により、人的コストを削減できるのもメリットです。無人受付システムやセルフレジなどを導入することで人員を削減でき、チャットbotのシステムを導入すればカスタマーセンターの負担も減ります。

業務の一部をITツールで代替することで、長時間労働の是正もできるでしょう。人手不足の解消と、労働環境の改善を図れます。

労働環境が良くなることで離職を防止し、優秀な人材の流出を防ぐこともできます。

3．情報を一元管理・共有できる

デジタル化により情報の可視化・一元化も実現します。これまで属人化していた情報もデジタル化して管理することで社内全体が共有でき、必要な情報へのアクセスや業務の引き継ぎもスムーズになります。情報にアクセスしやすくなれば、情報活用も積極的に行われるでしょう。

顧客情報などを共有することで営業活動に活かすことができ、部署間の連携も円滑になるでしょう。

4．テレワークの推進につながる

オフィスのDX化により、テレワークの導入が推進されます。時間や場所の制限をなく働けるようになれば、育児や遠隔地などの理由で働けなかった層も業務を行うことが可能です。

そのため、テレワークを導入することで、従業員の離職を減らすことができるでしょう。柔軟な働き方を採用する会社は求職者からのイメージも良く、人手不足の解消にもつながります。

関連記事：オフィスサイネージで社員のモチベーションアップ：第1話　社員のモチベーションアップや生産性向上における課題とは？

オフィスDX化の具体的な事例

オフィス DX化の具体的事例には、書類の電子化をはじめチャットbotや無人受付など、幅広い範囲に及びます。どのようなDX化が必要なのかは、企業ごとに異なります。具体的事例を見て、自社のDX化に役立つかを考えてみるとよいでしょう。

ここでは、オフィスDX化で活用されている具体的事例のなかで、代表的なものを紹介します。

紙ベースの書類を電子化

これまで紙ベースで行ってきた書類作成・管理を電子保管・電子契約システムに代えることで、業務を大幅に効率化できます。

具体的には、書類をデジタルデータ（電子文書）として作成したり、既存の紙書類をスキャナーによりPDFに電子化したりする方法です。

電子契約システムとは、紙面に署名・捺印する代わりに、Web上で確認・署名を行い、契約を締結するサービスです。

書面の契約では紙代や印刷機のインク代、郵送費などの経費がかかり、契約書の作成や郵送などに関わる人件費も必要になるなど、多くのコストがかかります。契約書を作成する場合は収入印紙を貼付して印紙税を納めることも必要です。電子契約システムの導入により、これらの経費や人件費を大きく削減できます。また、電子契約では印紙税もかかりません。

さらに、DX化により書類をクラウド上に保管すれば、紛失のリスクを減らすことができます。保管スペースも削減できるでしょう。

チャットbot

企業のサイトにチャットbotを導入することで、カスタマーセンターなどの問い合わせ業務を軽減できます。チャットbotとは、ユーザーからの質問に自動で返答するプログラムのことです。AI（人工知能）が搭載されたチャットで、ユーザーの問い合わせに対応します。

簡単な質問はチャットbotで解決でき、問い合わせに対応する担当者の負担を軽減できるのがメリットです。残業時間も減らせるなど、労働環境改善にもつながります。

勤怠管理システムのクラウド化

DX化では、勤怠システムのクラウド化ができるのもメリットです。勤怠システムのクラウド化とは、労働時間や有給休暇の取得状況といった勤怠データをクラウド型のシステムで管理することを指します。残業時間を管理し、労働環境の改善も図れるシステムです。

働き方改革で多様な働き方が採用されるなかで、打刻データの集計や管理など勤怠管理をする人事の業務は複雑になっています。勤怠システムのクラウド化は、これらの業務負担を減らすこともできるでしょう。

また、労働時間の超過や打刻漏れがあるとアラートが鳴ったり、所定の労働時間を超えそうな場合には事前通知が届いたりして、適正な労務管理ができるのもメリットです。

勤怠システムと給与計算システムなどを連携させることもできます。勤怠管理と給与計算にかかる業務を容易にするなど、業務効率化を実現できるでしょう。

また、勤怠管理システムのクラウド化は、テレワークにおける勤務時間の管理にも役立つちます。

無人受付

オフィスのDX化では、受付を無人化することもできます。受付にタブレットやロボットを設置し、担当者に直接来客を通知しするシステムです。受付業務が不要になり、人件費の削減や業務の効率化を実現します。担当者への連絡に要する時間も削減でき、来客を待たせないため企業の印象も良くなるでしょう。

ビーティスが提供するリモート接客システム「AttendStation」では、アバターを介したリモート接客を実現します。「人による接客」を維持したまま、受付業務の無人化を実現できるシステムです。

訪問者が言語や問い合わせ内容などをタッチパネルで選択すると、選択内容に合うオペレータを自動でキャスティングされます。

受付の人員確保が難しい場合や、「インバウンドの受付が必要だが、対応できる人材がいない」といった場合におすすめです。

関連記事：これからはじめるアバター受付 〜失敗しない受付のリモート化とは〜

社外電話の転送システム

社外電話の転送システムは、オフィスにかかってきた電話を社外にいる従業員の携帯電話どに転送する電話サービスです。

これまでは社内に備え付けの電話機でなければ、基本的に会社名義の発着信ができませんでした。しかし、社外電話転送システムを使えば、テレワークで在宅している場合も顧客や取引先からの電話を受け取ることができます。電話を受け取るために誰かがオフィスに出社する必要もありません。

社内食堂や自動販売機のキャッシュレス化

社内食堂や自販機など、社内の決済をキャッシュレス化する企業も増えています。お昼時の社員食堂は混み合いますが、キャッシュレス化することで待たされる時間を削減できるのがメリットです。

決済方法はさまざまで、食器を乗せたトレーに値段が登録されたICタグが取り付けられて料金を計算するシステムや、社員証と紐付けて給与から差し引くシステムなどがあります。ピーク時のレジが混雑するのを解消し、従業員の満足度も向上するでしょう。

社内にデジタルサイネージを導入

オフィス DX化として、デジタルサイネージを導入するのも効果的です。これまで、社内の情報共有は社内ポータルへの掲載やメール配信、社内掲示板などが用いられてきました。しかし、メールなどは情報量が多いと埋もれがちであり、社内掲示板に貼るポスターの管理や貼り替えも手間がかかります。

デジタルサイネージを導入すれば、このような手間を省けます。また、緊急時の情報もすぐに共有できるのがメリットです。

オフィスに設置したデジタルサイネージであれば、鮮やかな画面が自然と目に留まります。社内情報をタイムリーに共有でき、業務の効率化やチーム間の円滑な連携に役立つでしょう。

また、デジタルサイネージは離れた部署や支店をつなぐ役割もします。それぞれのオフィスにディスプレイを導入して常時接続することで、リアルタイムな交流が可能です。コミュニケ―ションの活性化に役立つでしょう。

サイネージの導入は、社員のモチベーションアップや生産性向上にもつながります。以下の記事でデジタルサイネージの活用方法について詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてください。

関連記事：オフィスサイネージの導入事例や効果、注意すべきポイントとは？

関連記事：デジタルサイネージのオフィスでの活用シーンと導入効果・最新事例を解説

デジタルサイネージを社内の情報共有に使い、社内コミュニケーションの活性化に成功した事例もあります。

事例紹介：エム・エムブリッジ株式会社様
　　　　　「社内向けの情報発信として、サイネージで情報共有」

オフィスのDX化を成功させるポイント

オフィスのDX化は、手順に沿って計画的に進めなければなりません。まず、自社の課題を洗い出して目的を明確にすることで、どのような施策を立てるべきかが見えてきます。

また、DX化は一部の部署だけで進めるものではなく、全社に周知して必要性を認識してもらうことも大切です。

ここでは、オフィスの DX化を成功させるポイントを紹介します。

自社の課題を洗い出す

DX化では、まず自社の課題を洗い出すことが必要です。DX化の目的はさまざまで、具体的な施策を立てるには課題と目的を明らかにしなければなりません。

課題は担当部署だけで洗い出すのではなく、現場の従業員にもヒアリングすることをおすすめします。現状の問題をよく知っているのは、現場で働く従業員だからです。現状の課題を把握して、課題を解決するにはどのようなDX化が必要かをよく検討しましょう。

全社にDX化の必要性を周知する

課題と目的を明らかにしたら、DXの必要性を全社に周知します。すべての従業員がDX化について把握し、前向きに取り組むことが成功のために必要です。

必要性を認識できない従業員がいる場合、システムを導入しても積極的に活用しない可能性があります。そのようなことがあれば、 DX化の成功は難しいでしょう。説明会を開催したり、経営トップからの説明を行ったりするなど、周知を徹底させます。全社を上げて協力体制をとることで、 DX化がスムーズに進むでしょう。

自社に必要なツールを選定する

• PRAシステム
• タレントマネジメントシステム
• 電子決裁システム
• ビジネスチャット
• CRMツール

DX化の効果検証を行う

DX化の実施後、スムーズに運用が進むとは限りません。新たな課題が出てくる可能性もあります。効果を検証しながら、課題があれば適宜改善を図る必要があります。

業務効率化のためにツールを導入しても、慣れるまでには時間がかかるでしょう。かえって効率が悪くなったと感じる場合があるかもしれません。ある程度長期的な視点に立ち、改善を重ねながら取り組むことも必要です。


以下は、社内DX化の一環としてデジタルサイネージを取り入れ、職場の雰囲気が明るくなったという事例です。ぜひ参考にしてください。

事例紹介：株式会社コモ様
デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現～社員の関心度や社内の雰囲気アップ！～

まとめ

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