労働力人口の減少により人材不足に悩む企業が増えている今日、省人化が注目を集めています。無駄な工程を削減して人員コストを減らす省人化は人手不足を解消するだけでなく、サービス品質の安定と標準化につながるのもメリットです。
本記事では省人化のメリットや具体的な施策について、紹介します。
【目次】
省人化（しょうじんか）とは？
省人化（しょうじんか）とは、業務を見直して無駄な工程を省き、人員を減らすことです。 人手不足に悩む企業が増えるなかで、生産ラインを維持・向上させながら人員を削減する省人化は 多くの企業に注目されています。
ここでは省人化の本質的な目的を説明するとともに、省力化との違いや省人化にありがちな誤ったイメージについて解説します。
省人化の本質的な目的・意図
省人化を行う本質的な目的や意図は、業務の無駄を排除することです。業務を効率化して無駄な作業をなくすことで、従業員の負担を軽減します。偏った作業配分や労力を正しく調整することで働きやすい環境になり、離職率の低下にもつなげることができます。
省人化によって従業員の負担を減らすことで労働環境が改善し人材が定着するという、ポジティブな循環を生むことも省人化の目的といえるでしょう。
省人化と省力化の違い
省人化とは別に、省力化という言葉があります。省力化とは、作業を見直して無駄を省き、従業員の作業負担を減らすことです。これに対し省人化は、生産ラインでの生産量を維持しながら人員を減らすという意味があります。どちらも効率化を図るという点では同じですが、その目的が異なります。
省力化に成功しても、その工程が生産に必要不可欠のものであるある場合、工程を担当する人員を減らすことはできません。しかし、省力化を推し進めて工程そのものを完全に自動化することができれば、人員を別の作業に移動させるなど省人化につなげることはできます。
省人化が注目される背景
省人化が注目される背景には、少子高齢化による労働人口の減少があります。人手不足に悩む企業は多く、少ない人材でも業務を円滑に進めていくため、無駄な工程を削減する省人化の考え方が注目されています。
また、働き方改革によって労働時間の見直しやワークライフバランスの実現が求められていることも、省人化が注目される背景のひとつです。長期間労働をなくして労働環境を改善するためには、省人化による業務の効率化が欠かせません。
省人化と省力化に対する誤ったイメージ
省力化や省人化には、人員削減のための施策であるというネガティブなイメージがあります。従業員から見れば、「仕事が減らされる」「リストラされる」と感じることもあるでしょう。
人員を減らすという点に着目し、その分も自分自身の負担が増えるという誤解を生むこともあります。そのような誤解を生まないよう、省力化・省人化は本来ポジティブな内容であることを周知させなければなりません。
省人化・省力化のメリット
省人化・省力化にはさまざまなメリットがあります。まず、業務を効率化することで少ない人数でも生産量を維持することができます。また、人手不足でもサービスの品質を安定させることができるのもメリットです。
また、効率化により作業配分の偏りをなくし、労働環境を改善することもできます。
省人化・省力化のメリットについて見ていきましょう。
1．業務を効率化できる
省人化・省力化により一人ひとりの業務効率を高め、生産性を高めることができます。無駄をなくすことでコストを削減し、人員に余裕が生まれて柔軟性の高い生産ラインを構築することも可能です。効率化で作業の無駄がなくなれば、従業員の集中力やモチベーションも高まるでしょう。
省人化で余剰の出た人員をより創造性の高い業務に配置するなど、事業の拡大に役立てることもできます。
２．人手不足が解消する
省人化・省力化を行うことで、人手不足が解消します。これまで人が行っていた業務を自動化するなど効率良く作業できる環境や体制を整え、少ない人員でも生産ラインを維持することが可能です。
今後も少子高齢化により労働力人口は減少し、人材不足が進行すると予想されています。しかし省人化に取り組むことで、限られた人員で最大の成果を上げることも可能になるのです。
3．サービス品質の安定と標準化につながる
省人化・省力化はサービス品質の安定や標準化にもつながります。業務を自動化することで人為的ミスを減らすことができ、手作業や人の目による検査では生じがちなバラツキを減らすことができるでしょう。作業の標準化と品質の安定にもつながります。
サービス品質が高くなることで、顧客満足度の向上や業績アップも期待できるでしょう。
4．作業配分の偏りをなくすことができる
省人化により作業配分の偏りをなくし、労力を正しく分配できるようになります。事務作業などバックオフィスの業務は属人化しやすく、作業が早い人、スキルが高い人に多くの業務が集中してしまうのはよくあることです。
特定の人ばかり負担が大きくなり、優秀な人材が離職してしまうという事態も少くありません。
省人化・省力化は従業員の負担を軽減し、状況を改善できるのもメリットです。
省人化・省力化の進め方
省人化・省力化の具体的な手順は、以下のとおりです。
- 目的を明確にする
- 作業内容の洗い出しと課題の抽出を行う
- 業務を可視化して作業工程を見直す
- 業務を標準化する
- システムやツールを導入する
それぞれ、詳しい内容をみていきましょう。
１. 目的を明確にする
まず、省人化によって何を実現したいのか、目的を明確にしましょう。目的が明確でないと、人員を削減することが目的化してしまいます。
目的を明確にしたら、社内で共有することが重要です。各自が目的を共有することで方向性が定まり、目的の実現を後押しします。
目的・目標は数値化することで、正確な効果検証を実施できます。数値化した目標に向けて施策の効果検証を繰り返すことで、効率的に目標を達成できるでしょう。
２. 作業内容の洗い出しと課題の抽出を行う
次に、すべての作業内容と業務フローを洗い出し、課題を抽出します。製造工程を細分化し、無駄な部分がないか、効率化できそうな部分はないかをチェックしましょう。
当たり前の作業と思っていたことも、細分化してチェックすると不要な作業であると気づく場合もあります。
例えば、時間をかけている工程があるものの、その作業で利益を生み出している要素が少ない場合、自動化を検討する必要があります。
自動化できる部分とできない部分を明確にすることも大切です。自動化できる部分は積極的にシステム導入を検討し、自動化できない部分には優先的に人員を配置するといった対応ができます。
３. 業務を可視化して作業工程を見直す
作業工程を見直し、作業量の均等化を図ることも大切です。作業量が偏り、一部の従業員に負担がかかっている状況があると、業務が滞って生産性が上がりません。特定の従業員だけしか業務内容がわからないという業務の属人化も起こりやすいでしょう。
作業量を均等にするには、それぞれの従業員がどのような作業をどのくらいの時間をかけて行っているかを把握しなければなりません。1時間あたりの作業量や作業に費やしている時間などを数値化し、作業の均等化を進めましょう。
4. 業務を標準化する
省人化の実現には、業務の標準化も欠かせません。標準化により業務の効率化や属人化の防止、品質の安定を図れます。従業員がそれぞれ自分流に作業しているのでは、生産のスピードが上がらず、作業品質も均一にできません。特定の従業員にばかり負担がかかるということにもなるでしょう。
まず、それぞれの作業における標準を定めてマニュアル化し、担当する従業員すべてに周知することが必要です。
5. システムのツールを導入する
2の項目で自動化できる部分を抽出したら、システムやツールの導入を検討します。該当の作業にはどのようなシステム・ツールがより適切に代行できるかを考えましょう。
自動化できる作業に機械を導入することで、それまで作業を行っていた従業員は別の自動化できない作業に専念できます。
システムやツールはただ自動化できることだけでなく、管理者やオペレーターがスムーズに運用できるかを考慮することが必要です。また、導入は費用対効果も考えながら進めなければなりません。
具体的な省人化・省力化施策
省力化や省人化を具体的に推進する際、取り入れやすいのがチャットボットやWeb会議システムです。また、標準化しやすいバックオフィス業務のIT化も早めに着手するとよいでしょう。
ロボットやAIなどの技術で設備のスマート化を図る方法も積極的に行われています。接客・販売業であれば、デジタルサイネージによる効率化も有効です。
ここでは、具体的な省人化・省力化の施策について紹介します。
チャットボットによる省人化
省人化のツールとして、簡単に取り入れられるのがチャットボットです。チャットボットは社内の幅広い業務で活用でき、省人化に役立ちます。
チャットボットが活躍するのは、主に以下の場面です。
- 社内ヘルプデスクにチャットボットを活用する
- コールセンターに導入する
- 営業活動で活用する
人事・総務部など社内の問い合わせが多い部署には、社内ヘルプデスクにチャットボットを活用することで業務を効率化できます。問い合わせの多くは定型的な質問であるため、チャットボットで対応できるようにすれば省人化につながります。
コールセンターにもチャットボットが有効です。簡単な問い合わせはチャットボットの対応にして、複雑な問い合わせだけオペレーターが対応するようにすれば、大幅に負担が軽減されるでしょう。
営業への問い合わせにもチャットボットの導入が効果的です。営業担当者は商談や移動中で電話に出られないことも多く、問い合わせに対応することで多くの時間を取られます。
24時間365日対応できるチャットボットを導入して問い合わせに回答できるようにすれば、顧客はすぐに自分の知りたい情報を入手できます。省人化とともに、顧客満足度を高めることができるでしょう。
Web会議システムによる情報共有の効率化
リモートワーク会議などに利用されるWeb会議システムは、情報共有の効率化に役立ちます。
例えば、営業で取引先との商談を行うとき、訪問やメールで多くの時間を費やしてしまいますが、Web会議システムで商談を行えれば、訪問やメールをする時間や手間が削減できます。
営業担当だけでなく、社内の製造担当者なども参加して取引先の要望を直接聞ける点も便利です。削減できた時間や手間を他の重要業務にあてることができ、生産性も向上するでしょう。
標準化しやすいバックオフィス業務のIT化
省人化をうまく進めるには、標準化しやすい事務作業などバックオフィス系業務のIT化から始めるのがおすすめです。OCRによるペーパーレス化や書類の電子化などがあげられます。
特定の人の能力や経験、知識に依存するのではなく、誰でもできるような状態にすることがポイントです。業務のIT化により手間やコストが削減され、生産性の向上や良好な職場環境の構築が期待できるでしょう。
事例記事：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
ロボット・AI・IoTなどによる設備のスマート化
製造業や工場での省人化は、ロボットAI、IoTなど最新技術を駆使した設備によるスマート化により実現できます。スマート化とは、生産ラインや製造機械など工場内の各種設備をネットワークで接続し、生産活動の最適化や情報管理を図ることです。
従来の生産ラインでは、ベテラン技術者などによる手作業による運営が行われていました。しかし、人に依存した管理は生産性の向上や情報管理の効率化という点で限界があります。
最新技術によるスマート化により、作業の進捗状況や商品の品質などをネットワーク・ITシステムを通して効率的に管理できるため、少ない人員で生産性の向上を図ることができます。
デジタルサイネージによる接客・販売業務の効率化
接客・販売業務では、デジタルサイネージを活用した業務の効率化が有効です。デジタルサイネージとは、屋外や店頭、交通機関など、あらゆる場所でディスプレイなどの電子表示機器を使って情報を発信するメディアのことです。
これまで、店舗や商業施設における販売促進や情報発信は、ポスター・看板などで行うのが一般的でした。より多く情報を発信したい場合はサイズを大きくするか複数のデザインを用意して交換するなど、コストや手間がかかることになります。しかし、デジタルサイネージであれば、画面を切り替えながら多くの情報を発信できるようになります。
また、デジタルサイネージを接客・販売業務に導入すれば、さまざまな業務を効率化して省人化が図れます。タッチパネル式サイネージでは顧客自身で商品検索ができ、デジタルサイネージのついたセルフレジではレジ業務を無人化できます。
デジタルサイネージの導入を検討している方におすすめなのが、クラウド型配信システム『PICLES『』です。サイネージへのコンテンツ配信を手軽に行えるクラウド型サイネージ配信システムです。誰でも簡単に操作でき、遠隔地から一括管理できることも省人化につながります。
デジタルサイネージについては、以下の記事も参考にしてください。
参考記事：デジタルサイネージのメリットは？効果や仕組みをご紹介
アバターを介したリモート接客
接客・販売業務では、アバターを介したリモート接客で省人化を図る施策もあります。アバター接客とは、モニターの画面越しにスタッフがアバターとして表示され、接客や販売、商品説明を行う施策です。遠隔地にいるスタッフがアバターを介して顧客とリアルタイムな会話を行います。
顧客はアニメのキャラクターと話しているような体験ができ、従業員は顧客の反応を見ながら丁寧で細やかな対応をできるのがメリットです。
リモート接客システムの「AttendStation®」では、アバターを介した遠隔対応のリモート接客ができるサービスを提供しています。「人による接客」を維持したまま、受付業務の無人化・省人化を実現できるシステムです。
リモート接客システム「AttendStation®」の詳細はこちら
アバターを介したリモート接客については、以下の記事でも詳しく解説しています。合わせて参考にしてください。
参考記事：リモート接客とは？概要や導入されている事例を紹介
参考記事：これからはじめるアバター受付 〜失敗しない受付のリモート化とは
省人化・省力化を成功させるポイント
省人化・省力化を成功させるためには、ただ業務フローを効率化することだけに目を向けるのではなく、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進が欠かせないことを把握しておきましょう。
DXとは、デジタル技術を活用し、組織や業務プロセス、企業文化・風土を変革し、新しいデジタル時代にも勝ち残れるよう競争力を高めることを指します。
日本企業の多くは古くからある既存システムの老朽化やDX人材の不足により、DX化に後れをとっています。
DX化は既存の業務プロセスのまま業務効率化を図ることを意味する「IT化」とは異なり、組織・ビジネスの仕組みそのものを変革する試みです。
省人化に際しても、ただツールやシステムを導入しただけではIT化にとどまります。省人化を通してDX化を実現するためには、既存システムからの脱却と業務プロセスの見直し、組織体制の変革を視野に入れて取り組むことが必要になるでしょう。
省人化・省力化の注意点
省人化・省力化の実施に際しては、目的の明確化や費用対効果の検討が必要です。IT技術などの導入では費用がかかり、省人化によるコスト削減よりも負担が大きくなるのでは意味がありません。また、省人化のために導入したシステムは、管理者とオペレーターの教育が必要です。
ここでは、省人化・省力化を行う際の注意点を紹介します。
費用対効果を十分に検討すること
省人化では、最新技術のシステムを導入することが必要です。それらシステムには導入コストがかかるため、省人化の効果とバランスがとれなければなりません。初期費用がかかるだけでなく、導入後は定期的なメンテナンスなどランニングコストが発生し、不具合が生じたときは修理代も発生します。
これらのコストがかかっても見合うぐらいのコスト削減が図れるのか、よく検討することが必要です。
管理者とオペレータの教育が必要
省人化のためのロボットやシステムは導入して終わりではなく、その後の運用や管理が重要です。専門的な知識を持つ管理者やオペレーターを配置しなければならず、管理や操作の方法を標準化して教育を施さなければなりません。
自社に人材がいない場合は新たに雇用する必要があり、採用や人材育成のためのコストがかかります。
【業界別】省人化・省力化対策の最新事例
省人化・省力化は多くの企業で取り組みが行われており、特に製造業や接客業で高い効果を上げています。製造業では、ロボット導入による自動化で人員削減に成功している事例が少なくありません。接客業ではオンライン接客の導入などで業務を効率化するとともに、顧客満足度向上などの成果も上げています。
省人化・省力化対策の最新事例を見ていきましょう。
「製造業」の省人化・省力化対策の事例
製造業では、ロボットの導入による自動化で省人化に成功している事例が数多く報告されています。
自動車製造業の事例では、これまで人が従事していた着脱作業に多関節ロボットを導入し、24時間ほぼ人手がかからずに生産を行える体制を構築しました。その結果、作業員の作業時間が大幅に下がって人件費を削減でき、夜間でも人手をかけることなく生産を続けられるため生産量が増加したということです。
また、電力関連の部品を製造している工場では、検査業務の自動化に成功しています。従来は検査の工程に3人以上が関わっていたところ、ロボットの導入により検査のすべての工程を無人化できるようになりました。労働生産性は30倍になり、大幅なコストダウンを実現しています。
食品工場でも人手不足が深刻化しており、人が行う作業をロボットや機械に置き換えるといった省人化が行われています。
ある酒造メーカーでは、商品に貼付してPR効果を高めるPOPシールを貼る作業を自動化できるシステムを導入し、省人化に成功しています。
POPシールは製品の訴求効果を向上させるために重要な役割がありますが、手作業で貼るのは大変な作業です。システムを導入後は手貼りの作業時間が短縮し、箱詰めや製品チェックなどの通常作業に時間をとれるようになりました。
導入前は製品を溜めるスペースが必要だったところ、システムでは機械からPOPシールを貼付した製品を直接段ボールに投入できるため、スペースを取らずに済むようになったのもメリットです。
「接客業」の省人化・省力化対策の事例
接客業では、オンライン接客の導入で省人化に成功している事例が複数あります。
レンタルサービスを行う会社では、受付をリモート化して省人化を実施しました。複数のレンタル窓口で約3人必要だった受付人員が遠隔により1人で対応できるようになり、各センターでばらつきのあった業務量や接客の質も均一化を図ることに成功しています。
また、社内のお問合せセンターにチャットボット導入した事例では、導入前に電話による問い合わせが9割だったところ、チャットボットの導入から約1年後には電話の比率が約5割に低減したということです。
居酒屋チェーン店では、注文に要する時間を削減してテーブルごとの料金管理を図りたいと考え、セルフオーダーシステムを導入しました。
それまではテーブルまで行き注文を取っていましたが、オーダーシステムの導入で顧客が自ら注文を入力できるようになり、店員の負担が減りました。オーダーと会計が正確になったという成果も得られています。
また、同店では揚げ物の揚げ時間を短縮できる機器や、飲み放題用のセルフ式設備の導入も行い、従業員の業務負担軽減をさらに進めています。
その他の省人化・省人化対策の事例
ほかにも、多くの業界で省人化・省力化が行われています。
タクシー会社では、タクシー配車システム連動カーナビの導入により、配車業務の効率化に成功しています。
同社では迎車のために担当者が顧客からの指定場所を無線で乗務員に伝える際、無線が途切れて時間がかかり、不正確なこともあるという課題がありました。
乗務員に対して無線機からの音声だけでなく、カーナビ画面で正しく乗車場所を伝えたいと考え、タクシー配車システム連動カーナビを導入したということです。
カーナビの導入により、配車室で受けた注文をタクシーのカーナビへ瞬時に伝達できるよ うになり、効率良く移動時間を短縮できるようになりました。新人乗務員が業務を早く習得 できるようになったことも収穫です。配車業務を効率化したことで、生産性も向上しました。
介護施設の省人化事例もあります。
施設では特定の職員が介護現場で手書きによる業務記録を行っており、業務効率化を検討していました。あらゆる職員が現場で簡単に記録でき、正確に効率よく情報共有できるために、介護記録システムを導入したということです。
システムを導入したことで、1人に集中していた記録業務が分散され、情報共有や引継ぎが円滑になってサービスの質も向上しました。
まとめ
人材不足を解消する方法として、省人化が注目を集めています。技術の進化により省人化に役立つロボットやシステム、サービスは充実しており、省人化の成功に貢献しています。
省人化を実施する際は費用対効果を考え、導入後の管理・運用のための人員やコストとのバランスも検討しなければなりません。省人化を上手に取り入れ、業務効率化や人材不足解消に役立てましょう。
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アバターを利用した受付についてまとめています。
こちらの記事もぜひご覧ください。
これからはじめるアバター受付 〜失敗しない受付のリモート化とは〜
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■■アバター遠隔接客ツール「AttendStation®︎」■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
受付業務の省人化で働き方改革をビーティスが提案します。
受付や窓口、案内所などでの接客を無人化・省人化したい―――。
しかし、タブレットやチャットボットでの案内や、AIでの応対では、お客様にこれまでどおりのサービスを提供できない、などのお悩みを耳にします。
「AttendStation®」はアバターを介したリモート接客により、「人による接客」を維持したまま、受付業務の無人化・省人化を実現します。
