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社内掲示板はモニターが便利です。情報をリアルタイムに提供できるだけでなく、修正や更新の手間が軽減されるなどのメリットがあります。
社内掲示板にモニターを利用する方法やメリット、オフィスでデジタルサイネージを使うコツについて解説します。

【目次】

　社内掲示板をモニターにする方法

　社内掲示板をモニターにするメリット

　デジタルサイネージなら社内掲示板以外にも活用できる

 　デジタルサイネージをオフィスで使いこなすコツ

　まとめ

社内掲示板をモニターにする方法

社内掲示板をモニターにする方法としては、次の2つが一般的です。

• デジタルサイネージを導入する
• ディスプレイモニターを導入する

どちらもモニター自体の見た目はほぼ変わりませんが、周辺機器や使い方、価格などは大きく異なります。メリットとデメリットについては以下をご覧ください。

デジタルサイネージを導入する

デジタルサイネージとは、モニターなどの映像表示機器を使って情報を発信するシステムのことです。インターネットと接続しているため、パソコンやスマートフォンで作成したコンテンツをリアルタイムに表示できます。

デジタルサイネージの特徴としては、耐久性が高い点が挙げられます。24時間連続稼働でき、屋外設置も可能なタイプも多いです。また、サイズバリエーションが豊富で、オフィスや店内に設置して活用するものや、店頭や公共機関に設置して不特定多数の人々に情報を提供できるものもあります。

デメリットとしては、比較的高額な点が挙げられるでしょう。しかし、耐久性が高いため、ディスプレイモニターよりも交換する頻度が少ない可能性もあり、長期的に見れば割高とはいえません。

なお、デジタルサイネージには、データを映像化するソフトウェアが内蔵されているものとプレイヤーを接続するものがあります。見た目がすっきりとしているのは内蔵型ですが、その分、修理が高額になることもあるため注意が必要です。

ディスプレイモニターを導入する

ディスプレイモニターとは、ディスプレイだけで販売されているタイプです。外観はデジタルサイネージとほぼ変わりありませんが、耐久性は低めで比較的安価です。

なお、ディスプレイモニターにはインターネットが接続できないため、データを映像化するには再生機器やパソコンなどを物理的に接続する必要があります。映像を表示するときもパソコンなどにつないだままのため、見た目がすっきりとしない点がデメリットです。

社内掲示板などを使ったオフィス内の情報共有手段については、次の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

参考記事：企業内で情報共有する手段を紹介！利用のメリットや注意点も解説

社内掲示板をモニターにするメリット

社内掲示板をモニターにすることには、従来式の紙をピンで留めるスタイルと比べて次のメリットがあります。

• 情報をリアルタイムに提供できる
• 視認性が高まり周知率がアップする
• コミュニケーションを活性化できる
• 景観が良くなる
• 廃棄物が減る
• 貼り換え・印刷などの手間が減る
• コストを削減できる

それぞれのメリットについて見ていきましょう。

情報をリアルタイムに提供できる

パソコンの操作で情報を変更できるため、情報提供までの時間が大幅に短縮します。紙で告知する従来のタイプの場合、パソコンで文書を作成する→印刷する→掲示板に貼るの3つのステップが必要です。しかし、モニターならパソコンで作成した文書をそのまま表示でき、文書作成と情報提供が同時に実現できます。

また、ミスが見つかったときも、モニターならパソコンですぐに変更できます。紙の場合は、文書作成→印刷→貼り替えの手間がかかり、対応が遅くなってしまうかもしれません。

視認性が高まり周知率がアップする

モニターは光を発しているため、紙と比べて視認性が高いという特徴があります。自然と目に入り、周知率アップを期待できます。

一方、紙を掲示板に貼っても、すべての従業員が見てくれるとは限りません。重要度が高い情報のときは、従業員ごとに紙を配布したり朝礼のときに伝えたりするなど、ほかの伝達手段も検討する必要があります。

コミュニケーションを活性化できる

社内掲示板の周知率が高くなることで、表示している話題についてのコミュニケーションが増えます。

たとえば、社内コンペや新設部署への異動なども、周知率が高まることで従業員同士の話題として取り上げられるようになり、コミュニケーションが活発になるかもしれません。また、社内イベントへの参加率が上昇し、より活気のある企業へと成長するでしょう。

景観がよくなる

昔ながらの掲示板に紙をピンで留めるより、モニターのほうがすっきりとした見た目のため、社内が現代風になります。オフィス全体がおしゃれな雰囲気になり、従業員のモチベーションアップにつながるかもしれません。

また、情報と情報の間に、美しい映像やアートなどを流すのもおしゃれな使い方です。オフィスが洗練された雰囲気になり、明るく働きやすい職場へと変わるきっかけになる可能性があります。

廃棄物が減る

社内広報資料をすべてデータ化し、モニターで表示すれば、使用する紙が減り、廃棄物も減ります。二酸化炭素の排出を抑えるためにも、社内掲示板をモニターに切り替えることで、ゴミ削減に取り組みましょう。

ペーパーレス化を進めることは、森林資源の保護にもつながります。限りある資源を大切にするためにも、身近なところからペーパーレス化を始めてみてはいかがでしょうか。

貼り換え・印刷などの手間が減る

モニターで従業員向けの情報を提供すれば、従来のように紙を貼り替えたり、印刷したりする手間が不要になります。社内広報担当者の手間を削減するためにも、社内掲示板をモニターにすることが勧められます。

また、デジタルサイネージなら複数のモニターを一つのパソコンで操作できるため、さらに手間がかかりません。従業員の負担を減らし、より重要度の高い業務に専念するためにも、社内広報のスタイルを替える必要があります。

資料DL：デジタルサイネージの費用対効果とは　効果を上げるポイントもご紹介！

コストを削減できる

社内掲示板をモニターにすると、ディスプレイや再生機器などを導入するための初期費用が必要です。しかし、紙やインクが不要になるだけでなく、従業員の手間が減って本業の生産性が上昇するなど、長く使えば使うほどコスト削減につながります。

また、デジタルサイネージなら、社内掲示板以外の用途にも活用でき、より大きなコスト削減効果を期待できるでしょう。次項で、社内掲示板以外の使い道について詳しく紹介します。

デジタルサイネージなら社内掲示板以外にも活用できる

デジタルサイネージなら、複数のモニターを1台のパソコンで一元管理できます。まとめて同じ情報を流したり、設置場所に合わせた情報を提供したりできるため、使い道は社内掲示板にとどまりません。

たとえば、次の用途に活用できます。

• 企業理念や経営指標
• 安全啓蒙
• 部署ごとの活動や新入社員の紹介
• 改善活動や成果

それぞれの使い方について具体的に見ていきましょう。

企業理念や経営指標

企業理念をモニターで表示することで、従業員が常に目にするようになり、意識が向きやすくなります。創業者の思いを端的に示した企業理念は、すべての従業員が理解し、業務に取り組むうえでの行動指針とするべき重要な言葉です。すべての従業員が常に企業理念を意識することで、同じ方向を向いて仕事にまい進できるようになるでしょう。

また、経営指標も同様です。モニターで何度も目にすることで、意識した行動ができるようになります。

安全啓蒙

モニターの視認性の高さを活かし、ヒヤリハットや安全啓蒙ポスターの掲示に活用するのもおすすめの方法です。

とりわけ医療や介護の現場、工場などでは、少しのミスや不注意が大きなトラブル・事故につながることも少なくありません。ヒヤリハットが起こりやすい状況や、作業前・作業中の注意事項をモニターで表示させることで、従業員に注意を喚起し、トラブルや事故を回避しやすい環境づくりを行いましょう。

部署ごとの活動や新入社員の紹介

モニターに部署ごとの活動を表示し、他部署が取り組んでいる事業や目標などを共有するのもおすすめです。

企業が大きく成長すると、他部署の状況がわかりにくくなります。業務を遂行するうえでは問題がなくても、同じ会社に所属する仲間という意識が希薄になり、連帯感を持ちにくくなるかもしれません。モニターを使って他部署の状況をリアルタイムで把握すれば、より一体感のある企業になるでしょう。

また、新入社員の紹介に用いる方法もあります。モニターを見た従業員が気軽に声をかけるようになれば、新入社員も短時間で会社に馴染めるでしょう。

社内情報をこまめにモニターを使って提供することで、従業員同士の話題が増え、コミュニケーションが活発になるメリットもあります。デジタルサイネージを活用して社内コミュニケーションの活性化を実現した事例については、以下からご覧ください。

事例記事：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社内の情報共有！社員の関心度や社内の雰囲気アップ！」

改善活動や成果

全社的あるいは部署単位で取り組んでいる改善活動をモニターで表示させ、従業員が取り組むように促す方法もあります。たとえば、電気代の削減や生産性向上などの目標に向かって、改善活動に取り組む必要性を従業員に訴求できます。

すでに改善活動に取り組んでいる場合は、定期的に成果をモニターで表示しましょう。たとえば、電気使用量が10％減って電気代が昨年度同月より5万円減ったなど、テキストやグラフなどでわかりやすく表示すれば、従業員のやる気をさらに引き出せるかもしれません。

デジタルサイネージは、オフィスでさまざまな情報を共有するツールとして活用できます。次の記事では具体的な事例を多数紹介しています。ぜひご覧ください。

参考記事：デジタルサイネージ：オフィスでの情報共有活用事例

デジタルサイネージをオフィスで使いこなすコツ

社内掲示板をモニターにするなら、導入時のコストはディスプレイモニターと比べると割高になりますが、管理しやすいデジタルサイネージがおすすめです。デジタルサイネージは耐久性が高く、社内掲示板以外にも広く使えるため、費用対効果が高く、長期的に見ればコストダウンにもつながります。

デジタルサイネージをさらに使いこなすコツとして、次の3つを押さえておきましょう。

• クラウド型配信システムを利用する
• 動画・音声を活用する
• アートや風景写真などを流す

それぞれのコツについて解説します。

参考記事：オフィスサイネージの導入事例や効果、注意すべきポイントとは？

クラウド型配信システムを利用する

デジタルサイネージのモニターを複数設置する場合は、クラウド型配信システムを利用しましょう。クラウド型配信システムは、複数のモニターを一括管理できるシステムです。システム自体はクラウド上にあるため、設置場所は不要で、パソコン1台あればどこでも利用できるのもメリットです。

また、クラウド型配信システムを利用すると、自社に合わせたコンテンツを作成できます。コンテンツを外注するとコストが高くなるだけでなく、コンテンツの作成依頼から情報配信までに時間がかかり、情報の新鮮さが失われる可能性があります。最初は時間がかかっても、コンテンツを内製することで、運用コストを抑えつつ、リアルタイムの情報を配信できる仕組みを構築しておきましょう。

デジタルサイネージのコンテンツ作成に不安がある場合は、クラウド型サイネージ配信システム「PICLES」がおすすめです。PICLESは、簡単に扱えるインターフェースと複数端末を一括管理できる機能性を併せ持つ、次世代型のデジタルサイネージです。お気軽にお問い合わせください。

動画・音声を活用する

デジタルサイネージなら、動画コンテンツや音声ありのコンテンツも提供できます。モニターに情報を掲載するだけでもインパクトはありますが、動画や音声も活用すれば、さらにインパクトを高めることが可能です。ヒヤリハット事例や安全啓蒙などの重要性の高い情報を流すときは、ぜひ動画や音声を用いて、従業員の認知度を高めるようにしましょう。

また、地震などの災害が起こったときは、通常よりも大きめの音声に調整して注意を喚起できます。避難経路を動画を使って説明すれば、従業員も理解しやすくなり、緊急時も落ち着いた対応ができるため、転倒事故などの二次被害を回避できるでしょう。

アートや風景写真などを流す

職場は長い時間を過ごす場所です。デジタルサイネージを活用して安全啓蒙や経営指標などの有意義な情報を従業員に提供することも大切ですが、情報過多になると、従業員を疲弊させてしまうかもしれません。一日中情報を流し続けるのではなく、時折アートや風景写真などのリラックス効果のある映像を流し、癒しの空間を演出のもおすすめです。

また、レストランやカフェ、小売店などの来店客が想定される空間なら、アートや風景写真を流すことでデジタルサイネージをインテリアの一つとして活用できます。飲食店なら提供しているメニューや調理風景、小売店なら販売商品を使ったイメージビデオなども流し、来店客の購買意欲を高めるツールとしても使ってみてはいかがでしょうか。

まとめ