オフィスのペーパーレス化により、これまで紙媒体で行ってきた文書作成を効率化し、コストを削減できるなどのメリットがあります。保管スペースが不要になり、環境保護にもつながるでしょう。
本記事ではオフィスのペーパーレス化で得られるメリットや、サイネージを活用したペーパーレス化について解説します。社内のスムーズな情報共有を図りたい方は、ぜひ参考にしてください。
【目次】
ペーパレスとは
ペーパーレスとは、紙媒体で運用していた文書や書類などをデータ化することです。働き方改革でテレワークが推進されるとともに、ペーパーレス化を進める企業も増えています。また、紙で扱っていた情報を電子化することは、DX化の推進（デジタル技術によるビジネスの変革）にもつながります。
環境保護の観点からも、ペーパーレス化は有効です。紙の生産には原料となる森林を伐採する必要があり、紙の大量生産により森林が減少するという問題があります。二酸化炭素を酸素に変える森林が消えると同時に、紙の生産に伴う二酸化酸素が排出され、地球温暖化への影響は小さくありません。
ペーパーレスは国も推進しており、電子帳簿保存法やe-文書法など、一定の文書の電子保存を認める法律が施行されています。
オフィスにペーパレス化をするメリット
ペーパーレス化は業務効率化や紙・印刷代などのコスト削減など、さまざまなメリットがあります。
ここでは、オフィスのペーパーレス化によって得られるメリットを紹介します。
業務を効率化する
ペーパーレス化により、業務を効率化できるのが大きなメリットです。紙の文書で保存する場合、大量の書類の中から目的の文書を見つけ出すのは容易ではありません。データ化して保存すれば、文書検索ですぐに見つけられます。
紙の文書は作成した書類のファイリングやバインダー整理などの作業が必要ですが、データ化した文書はそのような手間もありません。
また、文書に間違いがあったとき、紙の書類は破棄して作り直さなければなりませんが、データ化した文書であればパソコン上で簡単に修正できます。
用紙や印刷代などのコストを削減する
ペーパーレス化は、紙ベースで書類や資料をやり取りする手間やコストを大幅に削減できる点がメリットです。用紙やインク、トナー代など印刷に関する費用、プリンターのリース代やメンテナンスにかかる費用などを削減できます。
郵送する際の封緘・封入の手間や郵送料もかかりません。書類をシュレッダーにかける手間や、廃棄処分の費用なども抑えられます。
情報漏洩や書類紛失のリスクを軽減する
ペーパーレス化により、セキュリティを強化できます。紙の文書は倉庫に入る人を制限したりキャビネットに鍵をかけたりなど、物理的なセキュリティ対策しかできません。情報漏洩のリスクが高く、紛失のリスクもあります。災害による消失や経年劣化の問題もあるでしょう。
データ化した文書はアクセス制限を設定でき、誰がいつ閲覧・編集したかの履歴を残すこともできます。紛失・盗難などのリスクを軽減し、災害による消失、経年劣化により判読できないなどの問題もなくすことができます。
保管スペースが不要になる
ペーパーレス化により、書類の保管スペースを確保する必要がなくなります。倉庫やキャビネットなど、書類を保管するスペースにかける費用を削減できます。空いたスペースを有効利用でき、賃料を抑えることも可能です。
書類を保管する手間もなくなります。書類を整理して保管場所に移動し、保管期間が切れた書類を分別・廃棄する作業は大変です。ペーパーレス化により、これらの手間をなくして重要な業務に集中できます。
環境保護につながる
ペーパーレスは環境保護につながります。紙の消費は森林伐採による環境破壊や地球温暖化、異常気象を引き起こす要因になり、ペーパーレス化の実施は環境保護を意識した持続可能な社会を作るための活動・SDGｓへの積極的な取り組みとして評価されます。
CSR（企業の社会的責任）を果たす企業として、企業のブランドイメージアップにもつながるでしょう。
情報をスピーディーに共有できる
また、データ化した文書は、書類の共有も容易です。紙の書類は回覧するなど共有に時間がかかり、テレワークなどの働き方には対応できません。文書がデータ化されていればクラウド上で書類を共有でき、承認などもオンライン上でやり取りできます。
急いで情報を共有したいときにも役立ちます。全社員に素早く情報を届ける手段として有効なのが、サイネージです。大型ディスプレイに鮮やかな映像を表示できるサイネージをオフィスに設置することで、迅速に全社員への情報共有が可能です。
サイネージに活用したペーパーレス化
ペーパーレス化による情報共有は、サイネージが役立ちます。紙による広報の手間を省き、メールでは組織として伝えたいことが十分に伝わらないといった課題を解消できる点がメリットです。
ここでは、サイネージの概要や活用事例、サイネージによるペーパーレス化のメリットを紹介します。
サイネージとは
サイネージとは、ディスプレイなどデジタル映像機器を使用して情報を発信するシステムです。より多くの情報をタイムリーに発信できます。
駅や店舗、施設などに設置され、広告や情報案内など、幅広い目的で使用されています。看板や紙媒体のポスターなどに比べて画面が鮮やかで人目を惹きやすく、動画や音声も使えるため、幅広い用途で利用できる点がメリットです。近年は、情報共有などの目的でオフィスにサイネージを設置する企業も増えてきました。
サイネージの活用事例
オフィスにサイネージを設置する場合、さまざまな活用ができます。
活用事例は、以下のとおりです。
（共有スペース）
食堂やエレベータ前など共有スペースに設置し、ポスターや社内報に代えて会社内の周知事項や各部門の情報などを伝えます。
事例記事：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現～社員の関心度や社内の雰囲気アップ！～」
（工場や倉庫）
工場や倉庫などの社員はパソコンを個別に貸与されていないため、素早い情報の共有ができません。サイネージの設置により、これらの社員への情報提供に役立ちます。
（エントランス）
来客の待ち時間にみてもらうニュースや天気予報などを流したり、会社情報・製品案内を配信したりできます。
（オフィス内）
コピー機周辺など待機する場所に設置すれば、目標達成の意識喚起や周知事項の共有などができます。災害などの緊急時、最新情報の共有も可能です。緊急時は通信ネットワークが混雑して災害情報にアクセスできなくなることもあり、オフィスに勤務する社員だけでなく、来客にもサイネージで安全な情報を提供できます。
事例紹介：『デジタルサイネージで、各事業部の活動を可視化！』株式会社ワンスター
事例紹介：エム・エムブリッジ株式会社様
「社内向けの情報発信として、サイネージで情報共有」
サイネージのオフィスでの活用は、以下の記事も参考になります。
参考記事：デジタルサイネージのオフィスでの活用シーンと導入効果・最新事例を解説
サイネージを使ったペーパレス化のメリット
オフィスにサイネージを導入することで、ペーパーレス化を推進できます。サイネージを活用するメリットは、次のとおりです。
情報をタイムリーに伝達できる
社内報やメールでは、スピーディな情報伝達という点で十分ではありません。日々届く大量メールで情報を追いきれない社員もいるでしょう。全社員に伝えたいことがあっても、十分に伝わらないことがあります。
サイネージであれば遠隔操作で情報をタイムリーに配信でき、多くの社員に伝達が可能です。大きな画面と鮮やかな映像は目を引きやすく、情報伝達率が格段にアップします。
オフィスの情報格差をなくせる
オフィスに勤務する社員と工場や倉庫の業務に従事する社員とでは、情報の伝達に格差があります。パソコンを貸与されている社員だけに早く情報が届き、パソコンを持たない社員は情報を十分に共有できないということも少なくありません。
工場や倉庫にサイネージを設置して素早く情報を配信することで、このような情報格差を解消できます。
社員への注意喚起ができる
サイネージは社員への注意喚起にも役立ちます。社員の目に入りやすい場所にサイネージを設置し、全員に周知させたい情報を繰り返し配信することで、漏れなく同じ情報を伝えることが可能です。
また、トラブルやクレーム情報を表示することで、トラブル防止の意識も高まるでしょう。
締め切りや納期がある仕事では、段階的に期日を伝えることで注意を促し、期限をすぎてしまうことを防止できます。
企業理念や目標など社員の意識に浸透させたいことがある場合に、サイネージで社長からのメッセージを流すなどの活用もできます。
コミュニケーションを活性化する
サイネージは、社内コミュニケーションを活性化できるというメリットもあります。食堂や休憩室など全部署の社員が集まる設置し、社内活動やイベントの様子などを流せば、社員同士の話題ができます。他部署との交流にもつながって、業務の連携もスムーズになるでしょう。
売上の達成率や優秀な社員の表彰などを流せば、社員のモチベーションアップが図れます。
サイネージを活用した社員のモチベーションアップについては、以下の記事も参考にしてください。
参考記事：オフィスサイネージで社員のモチベーションアップ：第1話 社員のモチベーションアップや生産性向上における課題とは？
参考記事：オフィスサイネージの導入事例や効果、注意すべきポイントとは？
ペーパレス化でサイネージを導入する方法
ペーパーレス化に役立つサイネージの導入方法について、みていきましょう。サイネージを導入するには、次の手順が必要です。
- 導入の目的を明確にする
- システム設計やコンテンツの作成を行う
ここでは、サイネージの導入の手順について詳しく解説します。
導入の目的を明確にする
サイネージの導入では、導入の目的や、自社の課題を解決する手段として有効かどうかを明確にしましょう。サイネージにより何を解決したいか、解決のためにサイネージが最適なのかを検討します。
サイネージ導入は、紙媒体で行ってきた情報伝達をただ電子化し、サイネージという機器を設置すればいいというわけではありません。会社の業務そのものを見直し、効率化していくペーパーレス化の一環としての取り組みです。そのため、全社的な取り組みとして目的を明確にし、会社が主体となって推進していくことが大切です。
システム設計やコンテンツの作成を行う
サイネージの導入の目的や方針が定まったら、システム設計やコンテンツの作成を行います。サイネージはコンテンツを表示させる方法によって、以下の3つのタイプに分けられます。
- スタンドアロン型
- ネットワーク型
- インタラクティブ型
スタンドアロン型は、コンテンツが入ったSDカードやUSBメモリなどの媒体を差し込み、映像を再生するタイプです。
ネットワーク型はインターネットを通じ、オンラインで映像を配信します。遠隔で画像や映像を配信・切り替えができ、予約配信もできます。
インタラクティブ型は、タッチパネルなど利用者とのコミュニケーションが取れるタイプです。
自社の利用目的で選びますが、情報共有を目的とする場合、一般的にはネットワーク型を利用します。
コンテンツ作成は自社で行うほか、導入するサイネージによっては簡単に制作できるシステムを備えているものもあります。
導入後は、配信・運用・保守が必要です。担当者を決め、定期的に情報を発信していきましょう。
ペーパレス化に役立つサイネージ配信システム
サイネージは各社が提供していますが、ペーパーレス化の一環としてオフィスの情報共有に役立つのがクラウド型配信システム『PICLES』です。PICLESは、手軽にコンテンツ配信ができるクラウド型サイネージ配信システムです。画像や動画・音声・ドキュメントなど扱えるコンテンツの種類が多く、自由にコンテンツの制作ができます。
みればすぐに使い方がわかる設計で、パソコン操作に慣れていない場合でも配信やコンテンツ管理が可能です。
遠隔操作や、複数あるサイネージの一括操作・配信ができるため、オフィスのほかに離れた工場や倉庫などに設置した場合でも、スムーズに運用できます。
まとめ
オフィスのペーパーレス化は業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。情報漏洩のリスクや書類紛失の心配もなく、管理しやすくなるのもメリットです。
ペーパーレス化の一環としてサイネージを導入すれば、情報共有もスムーズになります。オフィスの情報格差も解消できるでしょう。導入するサイネージに迷ったら、PICLESがおすすめです。操作が簡単で一括管理できるため、「サイネージを操作できる人材がいない」といった心配もありません。ペーパーレス化を行う際は、ぜひPICLESもご検討ください。
