デジタルサイネージをオフィスに導入し、社内の情報共有や社内コミュニーションの活性化に役立てている企業が増えています。
本記事ではオフィスでデジタルサイネージがどのように活用されているかを解説するとともに、導入のメリットや活用事例について紹介します。
【目次】
オフィスで活用できるデジタルサイネージとは？
デジタルサイネージとは、ディスプレイなどの電子的な表示機器を使って情報を発信する媒体のことです。公共空間や店頭、交通機関などで広く普及しており、近年は屋外だけでなく、オフィスでも活用されるシーンが増えてきました。
ここでは、そもそもデジタルサイネージとはどのようなものか、オフィスで注目されているのはどのような背景があるのかを解説します。
参考記事：オフィスサイネージの導入事例や効果、注意すべきポイントとは？
そもそもデジタルサイネージとは
デジタルサイネージは商業施設や駅、店頭などに設置される映像表示システムのことです。 主に広告媒体として利用されており、身近な場所で見かけることも多くなりました。
従来は紙のポスターや看板、チラシなどで行っていた情報発信をデジタル映像機器に替えることで、より多くの情報をタイムリーに発信できます。鮮やかな映像で、動画や音楽を使って人目につきやすいことも、急速に普及している理由です。
オフィスでデジタルサイネージが注目される背景
近年は、デジタルサイネージをオフィスに導入する企業が増えています。オフィスで活用されている背景には、メールや紙媒体よりも手間をかけず、迅速に情報発信できる点があげられます。
近年は手軽に操作できる配信システムも増えており、コストや手間の削減、情報共有などの目的でデジタルサイネージを企業が増えてきました。
また、デジタルサイネージは、社内コミュニケーションの活性化に役立つことも注目されている理由のひとつです。社員間の交流を深めることで、円滑に業務を進められる環境づくりができます。デジタルサイネージで社内イベントや他部署の紹介などを流すことで、社員同士の共通の話題ができ、コミュニケーション活性化に役立つでしょう。
オフィスでのデジタルサイネージの活用シーン
オフィスで活用されるデジタルサイネージは、社員への速やかな情報伝達や注意喚起など、さまざまな場面で活用されています。
ここでは、デジタルサイネージのオフィスにおける主な活用シーンを紹介します。
社内の周知事項を伝達する
オフィス内のデジタルサイネージは、社内の周知事項や各部門の活動情報を効率良く伝達するために活用されています。日々大量のメールを受け取る社員は顧客や取引先からのメールを優先し、社内の連絡事項は後回しにしがちです。そのような場合でも、デジタルサイネージがあれば情報を素早く届けることができます。
社用パソコンを個別に貸与されていない社員への情報提供手段にもなるでしょう。
また、新入社員や業務経験の浅い社員が自立的に業務手順などをチェックする手段としても活用されています。
目標達成の意識づけや注意喚起を行う
デジタルサイネージで毎日情報を流すことで、目標達成の意識づけや注意喚起にもなります。売上目標や目標までの進捗度合いがデジタルサイネージに常時表示されていれば、社員のモチベーション維持に役立つでしょう。
また、完成や納品などに期限のある仕事は一瞬の油断が遅れにつながる場合もあり、デジタルサイネージで注意喚起することで 遅延を防ぐことができます。
事例記事：株式会社コモ様「デジタルサイネージで社員向けにタイムリーな情報共有を実現」
オフィスエントランスで会社情報や製品案内を流す
デジタルサイネージはオフィスエントランスに設置することで、来客の待ち時間に会社情報や製品・サービスの案内などを流して自社のアピールができます。ニュースやくつろぎコンテンツを表示し、お待たせしている時間に楽しんでもらう工夫もできるでしょう。
また、会社の社会的な取り組みや会社のプロモーション動画で会社紹介をすることもできます。
災害などの緊急時に迅速な社内共有を行う
デジタルサイネージには、地震情報など緊急・災害情報を配信するオプションもあります。緊急時に通常の情報からすばやく表示を変更し、リアルタイムに緊急情報を配信することで迅速な社内共有ができます。
社員だけでなく、来客にもデジタルサイネージを通じて安全な情報を伝えることができ、混乱を避けて安全を確保することが可能です。
関連記事：デジタルサイネージ：初動対応のポイントとデジタルサイネージの防災活用
関連記事：デジタルサイネージ：社内の災害対策情報共有における課題と電子ペーパーサイネージによる解決方法
オフィスに合うデジタルサイネージの種類
デジタルサイネージは、繰り返し情報を発信できるスタンドアローン型と、クラウドにデータをアップロードするクラウド型の2種類があります。
それぞれの特徴やメリットなどをみていきましょう。
スタンドアローン型
スタンドアローン型とは、ネットワークを使わず、オフラインでコンテンツを表示させるシステムです。静止画や動画のデータを保存したUSBメモリなどの記憶装置をディスプレイに差し込み、繰り返し情報を配信します。
オフラインで利用するため情報漏洩などセキュリティリスクが低く、通信障害などの影響も受けません。導入コストやランニングコストも抑えられます。特別なスキルが必要なく、誰でも扱いやすいのもメリットです。
初めてオフィスにデジタルサイネージを導入する場合、手軽に試せるのもメリットといえるでしょう。
ただし、スタンドアローン型では、機器ごとに配信内容をセットする必要があります。配信内容を頻繁に変更したいときや複数台を利用する場合には、随時一台一台に手動で差し替えなければなりません。利用目的をよく考えて導入する必要があるでしょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネットに接続し、アップロードした配信内容をディスプレイに表示させるシステムです。
手動で対応しなければならないスタンドアローン型に対し、クラウド型はであれば、コンテンツをサーバにアップロードするだけでネットワークを通じて配信することができます。遠隔からの複数台の差し替え・更新も可能です。配信内容の変更が多く、複数の拠点に配置するといったケースでは、クラウド型が便利といえるでしょう。
ネットワークに配信するデジタルサイネージのシステムは、クラウド型のほかに自社で専用サーバーを管理・運用する「オンプレミス型」もあります。しかし、オンプレミス型は導入にコストがかかり、管理・運営のためにシステムに関する知識・ノウハウを持つ人材が必要です。クラウド型であれば専用サーバを導入する手間やコストの負担がなく、スキルを持つ人材確保の必要もありません。
オフィスに適したクラウド型サイネージ配信システム『PICLES』
クラウド型サイネージ配信システムの中でもおすすめなのが、「PICLES」です。操作画面は見ればすぐに使い方がわかる構成で、パソコン操作に慣れていない場合でも、簡単に配信やコンテンツ管理ができます。
遠隔地や複数あるデジタルサイネージを一括管理できるため、更新やメンテナンスの負担も抑えます。
画像や動画・音声・ドキュメント・Webページなど、扱えるコンテンツの種類は豊富です。コンテンツ制作の自由度も高く、目を惹きやすいコンテンツを制作できます。
デジタルサイネージの設置に適した場所
オフィスにデジタルサイネージを導入するとき、どこに設置すればよいか迷うかもしれません。設置する場所は、目的により異なります。特に適しているのは、社員が集まる場所やオフィスから離れた場所です。
ここでは、オフィスにデジタルサイネージを導入する際、効果を発揮する設置場所を紹介します。
社員が集まる場所
オフィスにデジタルサイネージを導入する主な目的は、情報共有があげられます。その効果を発揮するには、社員が長時間滞在し、目につきやすい場所であることが必要です。
主に、次のような場所があげられます。
- オフィス内
- 出入り口
- 会議室
- 休憩室
- 食堂
オフィス内では、社員の動線を考え、自然と目に入りやすい場所に設置することが大切です。コピー機の近くなど、誰もが利用してとどまりやすい場も適しています。
設置場所に応じて適したサイズを選ぶことも重要なポイントです。広い休憩室などでは、ディスプレイが小さすぎると目につかず、近くにいる人しか見ないということにもなるでしょう。
全員に情報を届けることを考え、設置場所を考えてください。
オフィスから離れた場所
デジタルサイネージは、パソコンを使用しない業務を行う社員との情報共有ができる点がメリットです。そのような目的で導入する場合、オフィスから離れた次のような場所が適しています。
- 倉庫
- 工場
これらの場所に設置することで、パソコンを持たない社員にも迅速に情報を届けられます。クラウド型で複数拠点に遠隔操作できる配信システムであれば、いつでもリアルタイムの情報を配信できるでしょう。
工場にデジタルサイネージを導入するメリットについては、以下の記事で詳しく紹介しています。
参考記事：工場にサイネージを導入するメリットは？適した設置場所や活用事例を解説
外部の人の目に触れる場所
デジタルサイネージは、企業の広報などの目的にも活用できます。外部の人に向けてアピールするためには、次の設置場所が適しています。
- エントランス
- 受付
- 待合室
これらの場所に設置することで、クライアントや顧客の待ち時間に自社商品やサービスのPRができます。
ニュースなどの一般的なコンテンツも配信すると、来客への配慮を示すこともできるでしょう。
以下の記事ではデジタルサイネージを受付で活用する事例を紹介していますので、合わせてご覧ください。
会社のオフィスにデジタルサイネージを導入するメリット
オフィスに設置したデジタルサイネージは日常的に配信することで、情報を浸透させられるなど、さまざまなメリットがあります。PCを持たない社員との情報格差を解消できるのもメリットです。社内活動などを紹介することで、社内コミュニケーションの活性化を図ることもできます。
オフィスデジタルサイネージを導入することでどのようなメリットがあるのか、みていきましょう。
関連記事：デジタルサイネージ：オフィスでの活用事例
1．日常的な繰り返し配信より情報を浸透させられる
社員に届けたい情報をデジタルサイネージで日常的に繰り返し配信することにより、効果的に浸透させることができます。
さまざまな場所で異なる業務を行う社員に対し、必要は情報を漏れなく届けるのは容易ではありません。社内掲示板やポスターなど、紙媒体の情報発信では伝達に限界があります。
日々多くのメールやお知らせを受け取る社員が情報をどう受け取るかは、社員自身の判断に委ねられています。行き渡らない情報も発生し、重大なトラブルにも発展しかねません。デジタルサイネージの設置はそのような問題を解決できます。
デジタルサイネージはオフィスの出入り口付近など、出社すれば必ず目に留まる場所に設置することが大切です。毎日繰り返し情報を発信することで注意喚起もでき、必要な情報を浸透させることができます。
2．社員間・拠点間の情報格差を解消できる
オフィスのデジタルサイネージは、社内の情報格差の解消にも役立ちます。社内での情報共有にはメールやグループウェア、チャットなどさまざまなツールがありますが、これらは基本的に社員が能動的に取得しなければならず、見落としてしまう可能性も少なくありません。
また、情報を入手する際はパソコンなどのデバイスが必要となり、工場や倉庫で働くなど、パソコンを持たずに作業する社員への周知が難しくなります。そのような社員にも自然と目に入る位置にデジタルサイネージを設置し、繰り返し情報を発信することで幅広く情報を伝達することが可能です。
「自然と情報が目に入る」という点ではポスターや掲示板も同様の環境ですが、多くの情報を掲載したい場合は場所を取るというデメリットがあります。また、固定化した情報は風化しやすく、情報伝達手段として限界があるでしょう。
デジタルサイネージであれば1つの画面に複数の内容を切り替えながら表示でき、わずかなスペースで多くの情報を発信できます。また、動きのあるデジタルサイネージであれば注目をひきやすく、多くの社員に情報を行き渡らせることができるでしょう。
3．社員間のコミュニケーション活性化につながる
オフィスのデジタルサイネージは、コミュニケーションツールにもなります。食堂や休憩室など社員がリラックスしている場所に設置することで共通の話題を提供し、社員同士の交流を促すことができます。
オフィスのデジタルサイネージで社内イベントの告知を発信したり新入社員の紹介をしたりすることで、社内コミュニケーションを活性化できるのがメリットです。
社内コミュニケーションの活性により各社員が持つスキルや情報を共有して関係を深めることができ、業務を円滑に進められる環境を作ります。生産性が高まり、企業の成長にもつながるでしょう。
さらに、普段は見られない他部署の活動を紹介することで他部署への理解を深め、社員同士の連帯感や仲間意識を高めることもできます。
4．タイムリーな情報を瞬時に伝達できる
デジタルサイネージは、タイムリーな情報を瞬時に伝達できるのもメリットです。コンテンツをすばやく作成・配信できる仕組みを整えることで自由に情報を変更することができ、情報を迅速に更新して多くの情報を伝えることができます。
売上の進捗状況や会議室の予約状況を確認できたり、他部門の新製品情報をタイムリーに把握してクライアントへの同時提案を検討したりできるなど、スムーズな業務進行に貢献します。開発や製造部門では現場で起きている問題や改善項目を迅速に配信し、トラブルを防ぐことも可能です。
5．社内広報業務における金銭コスト・人的コストを削減できる
オフィスに設置するデジタルサイネージは、社内広報業務での金銭コストや人的コストの削減にもつながります。
チラシやポスター、掲示板など紙媒体の場合、印刷などのコストがかかります。数が多いほどそれに比例してコストは高くなりますが、デジタルサイネージはデータひとつでさまざまな情報を表示できるため、コストは少なくて済むのがメリットです。
また、紙媒体では情報を更新するごとに貼り替えなどの手間がかかりますが、デジタルサイネージはデータの送信のみで手間なくスピーディな更新作業ができ、社員の負担や人件費をカットできます。
関連記事：デジタルサイネージのメリットは？効果や仕組み・販売会社を紹介
オフィスにデジタルサイネージを導入するポイント
オフィスにデジタルサイネージを導入する際は、いくつかポイントを押さえることで効果を発揮できます。次の点に着目しましょう。
- コンテンツを充実させる
- 音声も効果的に使う
ここでは、オフィスにデジタルサイネージを導入するポイントを解説します。
コンテンツを充実させる
オフィスにデジタルサイネージを導入する目的のひとつは、社員に最新の情報を届けることです。その効果を十分に発揮するためには、コンテンツを充実させることが大切です。
オフィスで特に配信すると効果的なものは、次のようなコンテンツがあげられます。
- 経営理念や行動方針
- 経営方針や売上目標
- 社内イベント
- 会議資料
- トラブル情報
経営理念やビジョンを社員が共有することで、全員が方向性を持ち、仕事へのモチベーションを高めることができます。しかし、経営理念やビジョンは社員に浸透させることが難しいのが実情です。そこでデジタルサイネージを活用すれば、常に目に入ることで自然と意識に浸透させることができるでしょう。
経営方針や売上目標もデジタルサイネージに表示させることで、社員のモチベーションアップにつながります。目標への到達度を確認し、次の段階へと士気を高めることができます。方針や目標が変更されたとき、素早く情報を届けられるのもメリットです。
社内イベントの予定や開催後の報告などを配信するのも効果的です。イベントへの参加を促し、社員同士の交流を深めることができるでしょう。
デジタルサイネージを会議室に置き、作成した資料を表示させる活用方法もあります。紙を印刷するよりもコストや時間を削減でき、全員でディスプレイを見ながら会議を行うことで、会議に集中しやすいという点もメリットです。
また、トラブルやセキュリティの事故などが起きた際、デジタルサイネージで素早く配信することで注意喚起につながります。トラブル情報を知ることで、防止に向けた意識も高まるでしょう。
参考記事：デジタルサイネージの運用における課題と運用ルールの決め方をご紹介！効果的に運用するポイントもご紹介！
音声も効果的に使う
デジタルサイネージのメリットは、画像だけでなく音声も流せることです。映像だけでは情報を見逃す社員が出るおそれがあるため、音声を効果的に使うとよいでしょう。
特に伝えたい内容を音声にすることで、デジタルサイネージが見えない場所にいる社員にも情報が届きます。
画像では理解しにくい内容や説明を要する部分も、音声にすることでわかりやすくすることが可能です。
ただし、オフィス内に設置するデジタルサイネージの場合、業務に支障のない音量にするよう配慮してください。
受付やエントランスにデジタルサイネージを設置する場合、企業紹介や商品・サービスのPRに説明の音声やBGMを入れることも効果的です。映像だけでは伝わりにくいディテールを伝えられ、企業イメージを高めることもできます。
なお、音楽を使用する際は、著作権など権利上の問題があることは注意しておきましょう。BGMを組み込む場合は、著作権フリーの音楽素材を活用する方法があります。
最新オフィスサイネージ導入事例
近年はオフィスにデジタルサイネージを導入する企業も増えています。社内向けの情報発信や情報共有・他部門の仕事の把握、受付に設置してブランディング効果を上げるなど、活用方法はさまざまです。
ここでは、クラウド型コンテンツ配信サービス「PICLES（ピクルス）」を活用し、効果を上げた企業の事例を2つ紹介します。
1．社内向けの情報発信として導入した事例：エム・エムブリッジ株式会社様
橋梁事業をはじめとする鋼構造製品の総合エンジニアリング会社・エム・エムブリッジ株式会社では、社内向けのお知らせにメール配信や社内用のポータルサイトによる全社掲示板を使って情報を発信していました。 しかし、メールは未開封のまま他のメールに埋もれてしまうことがあり、全社掲示板では社員が自発的にアクセスしないと情報の共有ができないという課題がありました。
そのため、社内での情報共有を確実にするためにデジタルサイネージを導入したという経緯があります。当初はUSBでその都度コンテンツを情報を読み込ませていましたが、運用がうまくいかず、クラウド型コンテンツ配信サービスの「PICLES（ピクルス）」を導入しました。
導入効果
エム・エムブリッジ株式会社では「PICLES（ピクルス）」を導入したことにより、社内情報の共有や社内コミュニケーションの活性化、社員のモチベーション向上などの効果が生まれています。
社員向けのお知らせなどをモニターに表示させることで情報が自然に視界に入り、モニターの前で立ち止まってお知らせを見る社員が増えたということです。そのため、社内での情報共有が以前より浸透しました。
また、同社では、デジタルサイネージに現在の建設現場の進捗状況を動画で表示させています。
総務部などデスクワークが 多い部門は実際の工事現場を目にする機会が少なく、自社のことでありながら現場の状況や新製品の開発状況など重要な情報を把握できないという課題がありました。
しかし、「PICLES（ピクルス）」の導入で現場の状況が把握できるようになり、自分が従事していない他の部門の業務内容が理解できるようになったという効果が得られたのです。
普段なかなか会話をすることがなかった他部署の社員と交流する機会が生まれ、会話も増えてきたということです。
2．社内向けの情報発信として導入した事例：株式会社ユニリタ様
ソフトウェア開発やサポートなどを手がける株式会社ユニリタは、受付に「PICLES（ピクルス）」を設置し、大型のディスプレイで来客に向けた会社案内や事業紹介、ブランディング活動などを配信しています。約束の時間を待つ来客からの評判は高く、導入による効果を実感しているということです。
「PICLES（ピクルス）」導入により得られた効果について、さらに詳しくみてみましょう。
導入効果
株式会社ユニリタでは以前から来客の待ち時間を有効活用したいという社内での要望が強く、セミナーの参加者に対し、効果的に会場案内やプログラム紹介などをしたいと考えていました。そこでデジタルサイネージを設置し、さまざまなコンテンツをサイネージに集約させたところ、来客の興味関心をサイネージ1ヵ所に集めるという当初の目的を達成できることになったのです。
しかし、配信したいコンテンツの種類や本数が増え、コンテンツ管理や更新業務の負担が大きくなりました。そこでクラウドサービスの「PICLES（ピクルス）」を導入したところ、これらの負担が大きく軽減されたということです。操作が簡単で管理しやすい価格であることも導入のポイントになりました。
会社案内やマガジンなどを紙媒体で設置していたころと比較して、「PICLES（ピクルス）」導入後は会社の活動や取り組みに対する来客の興味・関心が非常に高まったという効果を実感しているということです。
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その他事例記事：株式会社コモ様
災害発生時の「緊急情報割込み配信機能」について
オフィスのデジタルサイネージは、災害など緊急事態発生時に迅速な情報共有ができることを前の項目で説明しました。
会社によっては、セキュリティ上の理由でオフィスにスマートフォンを持ち込めない、工場や倉庫などの勤務でインターネットを自由に閲覧できないといった環境もあります。そこで災害が発生した場合、社員に緊急の情報をリアルタイムに発信するのは容易ではありません。
そのような場合の災害情報伝達に役立つのが、デジタルサイネージです。クラウド型サイネージ配信システム「PICLES（ピクルス）」には、緊急時に画面に割り込んでエリアメールやLアラートで災害情報をお知らせするオプションがあります。
Lアラートとは、自治体やライフライン事業者など情報発信者が発する地域の災害情報を集約し、テレビやネットワーク等に一括配信するシステムです。
「PICLES（ピクルス）」のオプションは緊急地震速報を検知し、受信後自動で画面が切り替わります。自動切り替えの緊急地震速報連携は有償ですが、手動で画面を切り替えられる無償オプションもあります。
地震発生時用の画面に英語など多言語に対応しておくことで、外国人の方にも地震が発生したことを迅速に知らせることができます。
詳細はこちら「突如起きる災害にも対応！必要な災害情報を瞬時にサイネージへ表示」
まとめ
デジタルサイネージをオフィスで活用できる場面は多く、周知事項の伝達や目標の意識づけ、注意喚起など、さまざまな目的で活用されています。オフィスエントランスに設置し、会社情報や製品・サービスの案内を流すなど、会社のブランディングができるのもメリットです。
情報格差の解消や、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。社内の情報伝達方法に問題を感じている方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
＜参考記事＞
オフィスサイネージで社員のモチベーションアップ！
社員のモチベーションアップや生産性向上における課題とその解決方法について
ブログにまとめています。
こちらもお読みください。
第1話 社員のモチベーションアップや生産性向上における課題とは？
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