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社員の生産性向上やモチベーションアップには「情報共有」が重要なカギとなります。
シリーズ第2話は、社員の生産性向上やモチベーションアップにつながる情報共有の3つのポイントご紹介します。

　目次

　　社員の生産性向上やモチベーションアップにつながる情報共有のポイント

　　まとめ

社員の生産性向上やモチベーションアップには「情報共有」がカギ！

社員の生産性向上やモチベーションアップにつながる情報共有のポイント

一口に情報共有といっても、共有する内容や手段には様々な種類があり、やみくもに情報共有をしても、生産性向上やモチベーションアップにつながらない場合もあります。
では、社員の生産性向上やモチベーションアップをするためにはどのようにしたらよいのでしょうか。
ここでは情報共有の3つのポイントをご紹介します。

　1．情報共有の内容を選ぶ

　2．情報共有の手段を決める

　3．情報共有の体制を整える

１つずつ詳しく見てみましょう。

1．情報共有の内容を選ぶ

はじめに情報共有の内容を選ぶということです。
共有する情報は、業務に直結するものから社内コミュニケーションに役立つ情報など様々な種類があります。
すべての情報を共有し、社員に把握してもらうのは難しいため、まずは情報共有する内容を選ぶことが大切です。

業務に必要な情報は優先的に共有が必要ですが、企業理念や経営方針など社員に浸透させたい内容を共有することも大切です。1度だけではなく、繰り返し共有することで浸透しやすくなり、社員の行動につながります。

その他にも社内イベントの様子や拠点や部署間の取り組みなどを共有することで、普段関わりが少ない部署や社内の様子が見えやすくなり、コミュニケーションのきっかけにもなります。

逆に社員のミスを責めるような内容や社員のプライベートに関する情報などを共有するとモチベーションダウンにつながる恐れもありますので、ご注意ください。

2．情報共有の手段を決める

次に情報を共有するには電話やメール、朝礼、全社掲示板など様々な手段がありますが、最近ではチャットツールやデジタルサイネージも活用されています。
共有する手段は共有する人数や場所、内容によって使い分けると効果的です。

出社が多い場合は、デジタルサイネージがおすすめです。情報を文字だけではなく画像や動画、音楽などを使って共有することができるため、印象に残りやすくなります。また画面が大きければ大きいほど一度に多くの人へ情報共有ができるというメリットもあります。
案件状況や担当者、個々のタスクなどを共有することで、チーム全体で業務の把握をすることができ、タスクの割り振りや引継ぎなどもスムーズになります。

反対にリモートワークが多ければチャットツールがおすすめです。メールなどに比べてコミュニケーションがとりやすいため、若い社員に対しても情報共有がしやすくなります。
ただし、文字だけでは会話の温度感がわからなかったり、細かいニュアンスが伝わらない場合がありますので、重要な内容は電話などでフォローすると伝わりやすくなります。

例を少しお伝えしましたが、1つの手段だけでは伝わらない場合もありますので、例えばデジタルサイネージと朝礼、チャットツールと電話という形で複数の手段を組み合わせることで、視覚と聴覚から情報を伝えることができ、より印象に残すことができるのでおすすめです。

参考記事：情報共有の可視化に必要な方法とは？便利な共有ツールも紹介

3．情報共有の体制を整える

情報共有の内容や手段を決めた後は、体制を整えることが必要です。
誰がいつどのように情報共有を行うのか事前に決めておくことで、スムーズに共有することができます。

体制が整っていないと手段があっても最新の情報が伝わらなかったり、正確に情報が共有されなかったりする場合がありますので、注意が必要です。

まとめ

効果的に情報共有するためには、共有する情報の選択や情報共有の手段、体制づくりがポイントとなります。
また実際に運用をし、社員の反応を見て定期的に見直すことで、より効果を発揮することができますので、内容や体制などの見直しも定期的に実施されることをおすすめします。 

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